Tarjouspyynnöstä täydelliseen tapahtumaan

Mitä tapahtuman ostajan on hyvä tietää? Miten kierrät tarjouspyynnön tavallisimmat kompastuskivet ja tanssahtelet kohti täydellistä tilaisuutta? Näillä vinkeillä säästät aikaa ja rahaa sekä autat tapahtumajärjestäjää toteuttamaan visiosi.

Anna budjetin näkyä

Tapahtumatoimistot saavat paljon tarjouspyyntöjä, joista puuttuu kaikkein olennaisin suunnittelutyökalu: budjetti.

Välillä asiakas ei halua kertoa, kuinka paljon tapahtumatoteutukseen on varattu rahaa. Toiveena saattaa olla säästö ja pelkona se, että tapahtumatoimisto innostuu käyttämään selvästi nimetyn budjetin viimeistä senttiä myöten. Toisaalta voi olla niinkin, ettei budjettia ole vielä määritelty tai ettei se ole tapahtumaa konkreettisesti tilaavan henkilön tiedossa.

Asiakkaan toiveiden mukaista tapahtumaa on kuitenkin äärimmäisen vaikea lähteä suunnittelemaan, mikäli hintahaitari ei ole edes suurin piirtein paperilla.

Tarjoukseen liitetyssä kustannuslaskelmassa esitellään yksityiskohtaisesti tapahtuman jokaisen osa-alueen kustannukset. Näitä elementtejä on aina mahdollista muuttaa ja hioa, mutta mikäli raha-asioissa astutaan heti harhaan, täytyy suunnittelutyö aloittaa usein kokonaan alusta. Se ei palvele kumpaakaan osapuolta – ei tapahtuman tilaajaa eikä suunnittelutyössä ison vaivan näkevää tapahtumatoimistoa

Selvitä tavoitteet ja kohderyhmät

Hyvällä tapahtumalla on aina tarkoitus. Tapahtuman tavoitteena saattaa olla henkilökunnan sitouttaminen, brändikuvan kiillottaminen tai vaikkapa hyödyllisen materiaalin tuottaminen ja kumppanuuksien solmiminen tulevia projekteja varten.

Tapahtuman tavoitteet kannattaa aina sisällyttää tarjouspyyntöön. Miksi tapahtuma järjestetään ja mihin sillä pyritään? Millä tavalla yrityksen arvojen ja palvelukonseptin halutaan näkyvän tapahtumassa? Mitä tapahtumavieraille halutaan viestiä? Keitä tapahtumaan ylipäänsä kutsutaan?

Suosikkijuontajalla, hauskalla bändillä ja hyvillä tarjoiluilla saatetaan saada aikaan kivat juhlat, mutta asetettujen tavoitteiden saavuttaminen ja kohderyhmien puhutteleminen jää tuurin varaan. Mikäli kukaan ei tiedä, mitä oikeastaan ollaan tekemässä, ei lopputuloskaan todennäköisesti häikäise.

Suhtaudu tapahtumaan kokonaisuutena

Joskus asiakas haluaa säästää tekemällä osan tapahtumajärjestelyistä itse. Syynä voi olla myös vilpitön halu helpottaa tapahtumajärjestäjän työtä. Useimmiten kaunis ajatus vie kuitenkin vain ojasta allikkoon.

Tapahtuma on palapeli, joka koostuu lukemattomasta määrästä pieniä yksityiskohtia. Tapahtuma-alan ammattilainen jos kuka tietää, miten palaset loksahtelevat paikoilleen tilaisuudelle asetettuja tavoitteita tukien.

Mikäli osa järjestelyistä toteutetaan itse, saattaa tapahtumatoimisto joutua tekemään hurjasti lisätyötä niiden sovittamiseksi toivottuun kokonaisuuteen. Esimerkiksi ennakkoon varattu tapahtumapaikka saattaa olla hieno, mutta se ei välttämättä lainkaan tue tilaisuuden teemaa tai sovi mitoiltaan sen toteutukseen.

Ammattilaisella on laaja käsitys tapahtumapaikoista, tekniikasta, tarjoiluista ja muista tapahtuman osa-alueista, puhumattakaan niiden hinnoittelusta ja soveltuvuudesta erilaisiin tilaisuuksiin. Kun koko tapahtuma hankitaan yhdestä osoitteesta, saadaan aikaiseksi yhtenäinen kokonaisuus ja säästetään samalla kaikkien osapuolien aikaa ja rahaa.

Hyödynnä tapahtuma-ammattilaisten osaaminen

Jäikö jokin aiemmin mainituista mietityttämään? Tapahtumajärjestäjät järjestävät tapahtumia työkseen. Mikset siis hyödyntäisi heidän ainutlaatuista erityisosaamistaan!

Mikäli tavoitteet ja kohderyhmät ovat hakusessa, on ne mahdollista määritellä esimerkiksi tapahtuma-ammattilaisten johtaman workshop-työskentelyn avulla. Tämän jälkeen tarjouspyynnön teko on helppoa, siihen saadaan oikein kohdennettu vastaus ja yhteistyö tapahtumatoimiston kanssa sujuu sutjakkaasti.

Pohjustus ja alustus ovat tapahtumasuunnittelun tärkein työvaihe. Kun tiedetään, mitä, miksi ja ketä varten tehdään, on lopputuloksena odotukset ylittävä tapahtuma, josta puhutaan pitkään.