Missä vieraat? – Näin nollaat no-show’n

Pöydät notkuvat herkuista ja musiikki soi, mutta tapahtumassa harhailee vain kourallinen vieraita. Olet joutunut tapahtuma-alaa kiusaavan vitsauksen, no-show’n uhriksi! Onneksi harmillinen ilmiö on mahdollista selättää. Me kerromme, miten se onnistuu.

No-show eli tapahtumaan ilmoittautuminen, mutta peruuttamatta ja saapumatta jättäminen näkyy monessa.

Tila voi jäädä osallistujamäärään nähden liian suureksi, mikä latistaa tunnelmaa ja mahdollisesti myös maksaa järjestäjälle ylimääräistä. Tapahtuman vetonaulaksi hankitut esiintyjät, myyntiedustajat ja sponsorit saattavat turhautua pieneen osallistujamäärään ja miettiä seuraavaa osallistumistaan entistä tarkemmin.

Lattea tunnelma voi vaikuttaa negatiivisesti brändikuvaan, jota onnistunut tapahtuma kirkastaisi. Lisäksi tarjoiluhävikistä tulee turhaa työtä ja kuluja sekä kokille, järjestäjälle että ympäristölle.

Mikä tärkeintä, järjestävän tahon tavoitteet eivät no-show’n riivaamassa tapahtumassa todennäköisesti toteudu optimaalisella tasolla.

No-show’n ei kuitenkaan kannata olla esteenä tapahtuman järjestämiselle. Saat sen kuriin seuraavin ammattilaisneuvoin.


Iske kohdennetulla sisällöllä

Kenelle järjestät tapahtuman? Kenelle tapahtumaa markkinoidaan ja ketkä ovat kutsuvieraslistalla?

Kun tunnet kohderyhmäsi, tunnet myös sen tarpeet ja kiinnostuksenkohteet. Kohdenna tapahtuman sisältö osallistujien mukaan ja pidä sisältöä suunnitellessasi tapahtuman tavoite kirkkaana mielessäsi.

Kun sisältö on vetovoimaista ja aidosti kiinnostavaa, tapahtumavieras todennäköisemmin uhraa kallisarvoisesta vapaa-ajastaan pari tuntia ja peruu tulonsa vain todellisen esteen sattuessa.


Koukuta kutsulla ja helpolla ilmoittautumisella

Tapahtumakutsusta tulee selvitä, mitä, missä ja milloin tapahtuu. Silloin kutsuttavan on helppo päätellä, kiinnostaako tapahtuma häntä ja pääseekö hän paikalle. Ideaalitilanteessa kutsu herättää kiinnostuksen tapahtumaa kohtaan tavalla, joka säilyy ilmoittautumishetkeä pidemmälle – aivan tapahtumapaikan kynnykselle saakka.

Tapahtumaan ilmoittautumisen on oltava helppoa, nopeaa ja vain muutaman klikkauksen päässä. Mikäli kutsuttava joutuu ponnistelemaan ilmoittautuakseen, saattaa hän jättää osallistumisen alusta alkaenkin sikseen.

Huomioithan aina myös tapahtuman ajankohdan. Mikäli mahdollista, älä sijoita tapahtumaasi päivälle, jona se joutuu kilpailemaan samoista osallistujista muiden samantyylisten tapahtumien kanssa.


Muistuta tapahtumasta ja hehkuta sisältöä

Kannattaa aina olettaa, että kutsuttavat ovat hajamielisiä ja kiireisiä ihmisiä, joilla on monta rautaa tulessa – muista siis aina muistuttaa ilmoittautuneita lähestyvästä tapahtumasta.

Sisällöstä viestiminen ilmoittautumisen ja tapahtuman välillä kannattaa muutenkin: sen lisäksi, että tapahtuma pysyy tulevien vieraiden mielessä, myös sen houkuttelevuus pysyy korkealla, mikä omalta osaltaan vähentää no-show’ta.


Kannusta peruuttamaan

Tapahtuma-alalla tilanne elää viime minuuteille saakka, eikä yllättäviltä esteiltä voi välttyä. Siksi myös peruuttamisen tulee olla helppoa.

Tarjoa ilmoittautuneille aktiivisesti peruutusmahdollisuutta, vaikka se saattaakin tuntua ristiriitaiselta. Pyydä osallistujaa peruuttamaan osallistumisensa esteen sattuessa ja ilmaise, että peruuttaminen on hyväksyttävää, kunhan sen muistaa tehdä tiettyyn päivämäärään mennessä.

Tällöin järjestäjä osaa varautua oikeanlaiseen osallistujamäärään ja tehdä tarvittavat viime hetken muutokset, joilla no-show’n harmillisilta lieveilmiöiltä voidaan välttyä.


… Tämän jälkeen voitkin nauttia onnistuneesta tapahtumasta!