Kurkistus tapahtuma-alan kulisseihin – ”Tuottajan työ vaatii pokerinaamaa ja sisäistä zeniä”

Tapahtumatuottaja Pepita Tammisen arki maailman viidenneksi stressaavimmassa ammatissa on useiden tuotantojen samanaikaista hallintaa, rautaisia hermoja ja onnistumisista kumpuavaa palkitsevuuden tunnetta.

Pepita Tamminen on kuulunut Sistersin tehotiimiin jo reilut kolme vuotta. Mikkelissä kulttuurituotantoa opiskellut nainen tähtäsi opintojensa alusta saakka yritystapahtumien pariin ja löysi tiensä Sistersille opintojensa erikoistumisharjoitteluvaiheessa. Puolen vuoden harjoittelu jatkui ensin assistentin ja kiireapulaisen töillä, pari vuotta sitten työsuhde muuttui vakituiseksi ja titteli tuottajaksi.

Mutta mitä tapahtumatuottajan toimenkuvaan oikeastaan kuuluu?

– Tähän on vaikea antaa tyhjentävää vastausta. Normaalia, päivästä tai viikosta toiseen toistuvaa tavanomaista työpäivää ei tuottajalla ole, Pepita toteaa.

– Tuottajan työnkuva vaihtelee asiakkaiden ja toimeksiantojen mukaan laidasta laitaan. Tapahtuma voi olla kaikkea pienestä aamiaisseminaarista tuhansien ihmisten asiakastapahtumaan ja sen voi tilata yhtä lailla rakennusfirma kuin lakitoimistokin. Tuottajalla on oltava tietoa ja ymmärrystä eri toimialoista, asiakkaiden arvoista sekä heidän tavoitteistaan, jotta oikeanlaista tilaisuutta voi tiimin kanssa ylipäänsä lähteä ideoimaan.

Tuottajan tehtävät vaihtelevat myös työnantajittain. Sistersillä tuottaja osallistuu tapahtuman suunnitteluun alusta loppuun asti, mikä tekee työstä entistä monipuolisempaa.

– Tarjouspyynnön tultua olen tiimin jäsenenä suunnittelemassa asiakkaan toiveiden mukaista tapahtumaa. Lisäksi koostan yhdessä plannerin kanssa fyysisen tarjouksen kustannusarvioineen, Pepita selvittää.

– Jos tarjous menee läpi, ryhdyn tiiviiseen yhteydenpitoon sekä asiakkaan että eri alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Työhöni kuuluu tapahtuman koko kaari ennakkomarkkinoinnista kutsuprosessiin ja käytännön toteutuksesta jälkiviestintään. Huolehdin niin tapahtumalle asetettujen tavoitteiden toteutumisesta kuin logistiikastakin – toisin sanoen siitä, että laiva kulkee koko ajan oikeassa kurssissa.

Tuottajan arki – mainetta, kunniaa ja päättymättömiä julkkisjuhlia?

Loisteliaat tapahtumakulissit saavat monet glorifioimaan tuottajan työtä.

– Siellä se vaan juhlii aamusta iltaan ja hengaa julkkisten kanssa, Pepita nauraa yleiselle stereotypialle.

Totuus on kuitenkin toisenlainen. Yhdysvaltalainen CareerCast.com-sivusto panee vuosittain järjestykseen maailman stressaavimmat ammatit. Tapahtuma-ammattilaiset keikkuvat jatkuvasti kärkikahinoissa – tänä vuonna sijoitus listalla oli viides. Edelle menivät vain sotilaat, palomiehet, lentäjät ja poliisit.

Pepita allekirjoittaa amerikkalaisväitteen ammatin vaativuudesta.

– Pääsääntöisesti työskentelen yhdeksästä viiteen, mutta tuotannon ja rakennuksen aikana työpäivät venyvät ja paukkuvat, hän myöntää.

– Tuottajan käsissä on samanaikaisesti monta lankaa monesta päällekkäisestä tuotannosta. Asiakkaalle tämä ei kuitenkaan saa näkyä. Hänelle juuri hänen tapahtumansa on se kaikkein tärkein, ja siksi minun tulee olla aina valmiina vastaamaan hänen kysymyksiinsä ja edistämään hänen asiaansa.

Myös odottamattomia tilanteita sattuu. Ja jos tapahtuman kulisseissa kuohuukin, se ei saa missään vaiheessa näkyä tapahtumavieraille.

– Viimeksi löysin itseni tilanteesta, jossa iltajuhlan keskiössä olevaa flyygeliä oli luvatta siirretty. Soitin oli mennyt siirrossa epävireeseen, mikä huomattiin kolme tuntia ennen ensimmäisen nuotin soittamista ja tunti ennen tapahtuman ovien avautumista, Pepita kertaa.

– Kaikki pianonvirittäjät olivat varattuja ja soitinvuokraamot kiinni. Lopulta löysimme kuin ihmeen kaupalla puolalaisen pianonvirittäjän, joka ampaisi paikalle ja viritti flyygelin tapahtumavieraiden verkostoituessa viereisessä salissa.

Lähes mahdottomasta aikataulusta ja hienoisesta kielimuuristakin huolimatta flyygeli saatiin vireeseen ja virittäjä vaihdettua soittajaan juuri ennen h-hetkeä.

– Tilanteessa vaadittiin todellista pokerinaamaa ja sisäistä zeniä. Ne ovat hyviä ominaisuuksia jokaiselle tuottajalle.

Ei työ, vaan elämäntapa

Tiikeri ei pääse raidoistaan aina työn ulkopuolellakaan. Vapaalla ollessaan Pepita urheilee ja käy keikoilla.

– Keikalla huomaan aina katselevani, miten esimerkiksi valot on toteutettu ja miten yleisö otetaan huomioon. Kyllä se tuottaja vaan on vapaa-aikanakin takaraivossa, Pepita hymähtää.

– Välillä mietin itsekin, miten pystyn kaikkiin työni vaatimiin asioihin ja miten intohimoni tapahtumiin kaiken hektisyyden keskellä säilyy. Kai vastaus on siinä, ettei tämä ole pelkkää työtä – tämä on elämäntapa.

Mieluisintakaan työtä ei silti jaksa, jollei se ole palkitsevaa. Pepitan mukaan paras palkinto odottaa tapahtuman käynnistyessä.

– Palkitsevinta tässä työssä on nähdä valmis tapahtumakokonaisuus, jossa on saanut olla alusta saakka mukana suunnittelemassa, päättämässä ja toteuttamassa. Kun asiakkaan odotukset vielä ylittyvät, voi tuottaja hyvillä mielin onnitella itseään.