Ammattilaistoteutus vai tee se itse -tapahtuma?

Tapahtumatoteutuksen ostaminen ammattilaiselta kannattaa aina. Vai kannattaako sittenkään? Todelliset ammattilaiset tekevät tuloksellisia tapahtumia, mutta uskaltavat kertoa asiakkaalle senkin, jos omin voimin toteutettu tilaisuus on tämän kannalta parempi vaihtoehto.

Tapahtuma tulossa? Toteutus haussa?
Tapahtumatoimiston palvelut houkuttelevat – vai kannattaisiko tapahtuma järjestää kuitenkin itse?

Suurissa tapahtumatoteutuksissa on lukemattomia liikkuvia osia. Huolehtia tulee muun muassa kutsuprosessista ja kohderyhmäanalyysista, tapahtuman mahdollisesti hyvinkin haastavasta sisällöstä, ilmeestä, konseptoinnista ja markkinointiviestinnästä – tilavuokraa, tarjoiluita, esiintyjiä, tekniikkaa ja logistiikkaa tietenkään unohtamatta. Jotta tapahtumalla päästään sille asetettuihin tavoitteisiin, tulee kaiken toimia ja kokonaisuuden olla saumaton.

Ammattitaitoinen tapahtumajärjestäjä on tällaisten kokonaisuuksien rautainen asiantuntija. Mitä enemmän tapahtumalla on alihankkijoita, sitä monimutkaisempaa tapahtuman järjestäminen on. Ammattilaisella on kokemus, rutiini ja tarvittavat verkostot, joiden avulla palapeli valmistuu vaivatta.

Tapahtumaa suunniteltaessa kannattaakin aina kysyä, tuoko alan ammattilaisen käyttäminen toteutukseen sisällöllistä, ajankäytöllistä tai logistista lisäarvoa. Suurten ja kunnianhimoisten tapahtumien kyseessä ollessa vastaus on lähtökohtaisesti myönteinen ja tapahtumajärjestäjän käyttäminen kaikin puolin tarpeellista.

Asiansa osaava tapahtumajärjestäjä ei kuitenkaan myy osaamistaan turhaan. Hänellä on perusteet painottaa osaamisensa merkitystä, mutta myös rohkeutta ja rehellisyyttä sanoa, mikäli hän ei näe osaamisensa tuovan tapahtumaan riittävää lisäarvoa.

Tee se itse -tapahtuman askelmerkit

Mikäli budjetti on pieni, osallistujamäärä maltillinen ja tapahtuman tarkoituksena pelkkä hauskanpito, on tee se itse -tapahtuma harkinnan arvoinen vaihtoehto.

Peruspuitteet tarjoavien tapahtumatilojen ja mutkattomasta murkinasta huolehtivien catering-yritysten itsenäinen löytäminen on verrattain helppoa. Monesti tarvitsee sitä paitsi löytää vain toinen, sillä alan toimijoilla on laajat kumppaniverkostot. Niistä löytyy yleensä suosituksia myös illan esiintyjiksi, mikäli sellaisia rennon yhdessäolon kupeeseen edes kaivataan.

Pienellä budjetilla kannattaa huolehtia perustarpeet kuntoon. Tapahtumatoimiston täysimittaisen palvelukattauksen sijaan fiksumpi ratkaisu saattaakin olla astetta parempien tarjoilujen tai parin ylimääräisen drinkkilipun ostaminen. Niillä saavutetaan yleensä se, mitä tämän kaltaisista tapahtumista lähdetään hakemaankin: hauska ilta ja hyvät muistot.

Tukea konsultaatiopalvelusta

Tapahtumajärjestäjän arvokkain osaamisalue on hänen tietopääomansa. Mikäli haluat olla varma omatoimitapahtumasi onnistumisesta, kannattaa ylimääräinen raha sijoittaa ammattilaisen tarjoamaan konsultaatiopalveluun.

Parin tunnin konsultaatiopalvelussa tapahtuma-ammattilaiset ohjeistavat, miten pienehkö tapahtuma toteutetaan helposti ja yksinkertaisesti omin voimin. Sen jälkeen tee se itse -tapahtumakin on määrätty vain onnistumaan!