Oletko joskus ollut tapahtumassa, jossa ajatukset alkavat harhailla, takamus puutua ja sormet naputella pöytätasoa? Tai ehkä olet joskus ärtynyt siitä, ettet ole ehtinyt jutella ihmisten kanssa tarpeeksi? Todennäköisesti olet ollut tapahtumassa, jota ei ole rytmitetty oikein.
Tapahtuman rytmitys on ammattilaisille itsestään selvä asia ja vaatii aina suunnittelua. Mitä pidemmästä ja monimuotoisemmasta tapahtumasta on kyse, sitä enemmän aikataulujen ja tapahtuman elinkaaren suunnittelu vaatii. Nämä viisi vinkkiä auttavat rytmittämään tapahtuman taidolla ja osallistujat huomioiden.
Käytännössä tapahtuman kaari suunnitellaan jo hyvin varhaisessa vaiheessa. Me teemme sen aina tarjousvaiheessa, jotta myös asiakas hahmottaa onnistuneen tapahtuman kaaren ja sitä tukevat elementit heti projektin alussa.
Mitä perinteisemmästä ja lyhyemmästä tapahtumasta on kyse, sitä vähemmän aikataulutus ja rytmittäminen vievät luonnollisesti aikaa. Esimerkiksi perinteisten pikkujoulujen kaari noudattaa usein melko samaa kaavaa: Aloitus iltapuolella, tervetulotoivotukset, ruokaa, ohjelmaa ja musiikkia. Juhlat loppuvat jo puolenyön paikkeilla, joten ohjelmaa ei voikaan olla kovin paljoa. Tapahtuman aikatauluttaminen on yksinkertaista.
Yleensä kuitenkin on kyse paljon laajemmista kokonaisuuksista ja juuri näissä oikea rytmitys todella kantaa hedelmää. Esimerkiksi koko päivän seminaarin ja iltajuhlan läpivienti vaatii huomattavasti enemmän ajatustyötä ja suunnittelua.
Tapahtuman tavoitteeseen pyrittäessä on muistettava, että tapahtuman keskiössä on kuitenkin aina ihminen, joten inhimilliset tekijät on tärkeää huomioida. Mitä pidemmästä tapahtuma-ajasta ja laajemmasta sisällöstä on kyse, sitä tarkemmin tulee ihmisten havainnointikyky ja jaksaminen huomioida.
Tapahtumassa pitää olla nousuja ja laskuja, innostamista ja rauhoittumista. Me tarvitsemme taukoja – niin ajatteluun ja kohtaamisiin kuin istumiseen ja seisomiseenkin. Liian suurina annoksina mikä vain voi pitkästyttää.
Esimerkiksi seminaarissa istutaan paljon, joten väleihin pitää sisältyä jaloittelua ja ihmisten kohtaamista. Samoin istuva illallinen turruttaa helposti, jos välillä ei ole mahdollisuuksia nousta ja vaihtaa maisemaa. Ja samalla tietysti seuraa. Siksi vaikkapa pöytiintarjoillun illallisen voi rikkoa seisovalla jälkiruokapöydällä.
Myös sisääntuloon tulee varata tarpeeksi aikaa. Mitä isommasta tapahtumasta on kyse, sitä kauemmin kestää ennen kuin kaikki ovat päässeet sisälle. Tällöin on tarpeen huomioida myös aiemmin paikalle tulleet, etteivät he odottaessaan muita tai tapahtuman alkua ehdi tylsistyä. Ja se, että etenkin suomalaiset ovat aina ajoissa – usein jopa etuajassa. Tapahtuman pitääkin olla valmis jo reilusti ennen sen alkua, jotta etukäteen saapuvat eivät joudu seuraamaan pöytien kattamista tai tavaroiden roudaamista.
Älä survo tapahtumaa täyteen ohjelmaa tai mitään ei jää mieleen. Paitsi ehkä se, että ohjelmaa oli liikaa.
Yksi tapahtuman arvoa tuovista elementeistä on kohtaamiset. Liian tiivis ohjelma estää nämä. Jos haluat, että ihmiset kohtaavat toisensa, niin tarjoa heille aikaa siihen: Huomioi erilaiset siirtymät ja niiden kesto. Anna aikaa sulatella sisältöjä. Luo luontaisia tilaisuuksia verkostoitua.
Aina ei hyvinkään suunniteltu aikataulu toimi. Taitava tapahtumatuottaja kulkee kaiken aikaa osallistujien joukossa seuraamassa ihmisten ilmeitä ja aistimassa tunnelmaa. Jos kovin moni näyttää väsyneeltä tai kyllästyneeltä, tulee asialle tehdä jotain. Liikaa ei saa suunnitelmissa roikkua.
Hyvä tuottaja ei kuitenkaan tee numeroa siitä, että suunnitelmat muuttuvat. Sen sijaan hän viestittää asiakkaalleen, että kaikki menee suunnitelmien mukaan – oli sitten kyse suunnitelmasta a, b tai x. Asiakkaan tehtävä ei ole huolehtia aikatauluista tai muista käytännön asioista. Se on tapahtumatoimiston tehtävä.