”Haluaisimme ehkä järjestää tapahtuman, mutta ensin meidän tulisi selvittää, paljonko se maksaa, jotta johtoryhmä voi päättää toteutammeko sen vai emme. Budjettia ei ole vielä, joten ehdottakaa jotain.”
Tapahtumatoimistona vastaanotamme paljon erilaisia tarjouspyyntöjä. Osa näistä on varsin kattavia, mutta toisinaan yritysten suhtautuminen tarjouspyyntöön on ontuvaa, ja annettu briiffi on mallia ”jotain sinne päin”. Puutteellisilla tiedoilla on haastavaa osua maaliin. Viimekädessä kyse on panostuksesta, jonka tulisi tuottaa sijoitukselleen arvoa, sen tähden ei ole yhdentekevää minkälaisen briiffin antaa.
Tapahtuman tavoitteena on vaikuttaa ja saada aikaan muutos osallistujassa. Mitä tarkemmin jo suunnittelun alussa pystytään määrittelemään tapahtuman tavoitteet, kohderyhmä, budjetti sekä toimeksiannolle merkittävimmät faktat, kuten pääviesti, strategia tai arvot, sitä laadukkaamman ja tavoitteisiin täydellisesti osuvan ratkaisuehdotuksen voi odottaa saavansa.
Tapahtumien suunnittelu on luovaa ja samalla ratkaisukeskeistä työtä, jossa konseptisuunnittelu on kaiken ytimessä. Toteutamme uniikkeja konsepteja, jotka ovat aina tapahtuman tilanneen yrityksen tai brändin näköisiä. Ne eivät ole hyllytavaraa, vaan työ vaatii prosessin: joka tapahtuma ideoidaan ja räätälöidään moniammatillisen tiimin voimin jo tarjousvaiheessa. Siksi myös asiakkaan kannattaa panostaa tarjousprosessiin. Siihen sijoitettu aika ja vaiva maksaa itsensä takaisin.
Kaikkea markkinointia tai hankintoja ylipäätään määrittelee budjetti. Tämä pätee myös tapahtumamarkkinointiin. Vastoin luuloa, budjetti ei rajoita mielikuvitusta tapahtumasuunnittelun osalta, vaan se on suunnittelua ohjaava tekijä, joka määrittelee viitekehyksen sekä tunnistaa ne kriittiset rakennuspalikat, joista tapahtuman ydin muodostuu.
On tärkeää ymmärtää, että suurella pensselillä suunniteltua tapahtumaa ei voi toteuttaa puolta pienemmällä budjetilla ilman, että menetetään konseptin alkuperäinen tunne, laatu ja vaikuttavuus sillä ideat ovat usein hankalasti skaalautuvia. Kissasta ei synny leijonaa, eikä Mersun budjetilla saa Ferraria. Näin ollen onkin tärkeää tunnistaa etukäteen käytettävissä olevat pelimerkit ja suhteuttaa tavoitteet niihin.
Mikäli tarkkaa budjettia ei ole tiedossa voi tapahtumatoimistolle antaa maksimibudjetin tai budjettihaarukan. On turha pelätä avointa rahakeskustelua, sillä ammattitoimistolta saa budjettia vastaan rahankäyttösuunnitelman, ehdotuksen, joka avaa hyvin yksityiskohtaisesti mihin eurot sijoitettaisiin. Könttäsummien sijaan asiakas saa selkeän ymmärryksen, sekä perustelut budjetin käytöstä. Työtämme on paitsi valita, myös avata lisäarvoa tuovat ratkaisut asiakkaillemme.
Kuten Roomaa, ei tapahtumakonseptiakaan rakenneta päivässä. Keskimääräisesti käytämme jopa kaksi viikkoa, noin 50–100 työtuntia yhden keskisuuren tapahtumatarjouksen valmisteluun. Tällöin luova tiimimme syventyy asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämiseen, taustatyöhön, suunnitteluun, ideointiin ja konseptointiin. Lisäksi kartoitamme eri alihankkijoita, selvitämme hintoja ja saatavuuksia, mallinnamme tiloja ja teemme prosessin edetessä muutoksia. Kyseessä on iso työ, joka keskimääräisellä tuntihinnalla vastaa noin 6500 euron kustannusta.
Tarjousprosessin toiseksi tärkein vaihe seuraa tarjouksen purkupalaverissa, missä konseptiehdotus sisältöineen ja budjetteineen avataan yksityiskohtaisesti. Tämä luo hyvän mahdollisuuden keskustelulle, reflektoinnille, kysymyksille ja muokkaustoiveille. Jos tähän ei ole aikaa kannattaa miettiä onko kilpailutukselle ylipäätään aikaa. Vastapuolelle liiallinen kiire viestii arvostuksen puutetta. On hyvä huomioida, että luovilla aloilla tarjousvaihe tehdään usein vastikkeetta, jolloin toimistot kantavat riskin hukkatunneista. Näin ollen on hyvine liiketoimintatapojen mukaista kohdella toimistoja asianmukaisesti.
Päätös tapahtuman ostamisesta tulisi aina pohjata konseptiin, sisältöön ja teemaan – asioihin, joilla on todellista lisäarvoa. Päätöksiä ei kannata tehdä logististen faktojen tai mielipidekysymysten, kuten tilojen tai esiintyjien perusteella, sillä niin paikan kuin juontajan voi aina vaihtaa mieleiseksi. Kirkkaimpana mielessä tulisi pitää tavoite, mitä tapahtumalla pitäisi saada aikaan, ja palveleeko ehdotettu tapahtumakonsepti sitä.
Jos sopimusta tapahtuman toteuttamisesta ei kuitenkaan synny, on palautteen antamisen paikka. Palaute ja perustelut ovat ainoa kiitos työn tehneelle toimistolle, mahdollisuus ymmärtää, kehittyä ja oppia. Jos toimistolle jää tässä vaiheessa luu käteen, voi olla, että innostus palvella uudemman kerran vastikkeetta laimenee. Valmistaudu siis antamaan rehellistä palautetta, se on vastuullista ja toisia kunnioittavaa.
– Osnat Mangs, Creative Account Director, Partner
Yhteenveto
Tapahtumien suunnittelu on luovaa ja ratkaisukeskeistä työtä, jossa konseptisuunnittelu on kaiken ytimessä. Uniikin konseptin työstö vaatii prosessin jo tarjousvaiheessa: joka tapahtuma ideoidaan ja räätälöidään moniammatillisen tiimin voimin. Koska kohderyhmälle oikein suunniteltu tarjous lopulta takaa tapahtuman onnistumisen, kannattaa myös asiakkaan panostaa tarjousprosessiin – siihen sijoitettu aika ja vaiva maksaa itsensä takaisin.
Kun haluat jättää tarjouspyynnön tai sparrailla kanssamme esimerkiksi tapahtuman suunnitteluun tai tuotantoon liittyen, me autamme mielellämme!
Varaa alta aika veloituksettomaan keskusteluun. Sparrataan yhdessä!
