Tapahtumalla tulisi aina olla viesti, tarina kerrottavanaan. Yritysten asiakkaille suunnatuissa tapahtumissa viestien ja tavoitteiden tärkeys onkin ymmärretty kohtalaisen hyvin, mutta henkilöstötilaisuuksia järjestetään edelleen aika löyhin sisällöin.
Yrityksen sisäinen tapahtuma on loistava tilaisuus tavoittaa henkilöstö ennalta määritellyssä tilanteessa ja tunnelmassa face to face. Tapahtuman tarjoamia mahdollisuuksia ei kuitenkaan osata useinkaan riittävän hyvin hyödyntää sisäisen markkinoinnin näkökulmasta. Harvoissa henkilöstötapahtumissa on selkeää viestiä, joka tapahtuman keinoin halutaan jalkauttaa. Vielä harvemmin tapahtumalle asetetaan tavoitteita tai mittareita, joilla onnistumista arvioidaan. Valitettavan monelle tavoitteena ovat hyvät bileet ja riittävä määrä drinkkilippuja sekä mittareina mikrotason asiat, kuten paahtopaistin haarukoitavuus tai äänentoiston nyanssit.
Usein henkilökohtaisten mieltymysten annetaan liiaksi vaikuttaa niin päätöksentekoon kuin onnistumisen arviointiinkin. Tapahtuman onnistumista arvioitaessa ei ole merkityksellistä keskittyä näiden yksittäisten tekijöiden pohtimiseen. Aina voi toki olla parannettavaa, mutta tällaiset vivahdetekijät tuskin vaikuttavat osallistuvuuteen jatkossa. Olisi tärkeämpää pohtia mistä esimerkiksi korkea No Show tai alhainen osallistuvuus kielii? Voisiko se kertoa jotain yrityksen hengestä tai arvoista? Siitä mitä ja miten yritys henkilöstölleen tilaisuuksissaan viestii? Osallistuvuuteen liittyviä ongelmia on vaikea ratkaista niin kauan kuin tapahtumaratkaisut ovat logistiikkakeskeisiä sisältökeskeisyyden sijaan. Niillä pitäisi olla vähintään yhtäläinen painoarvo.
Henkilöstötapahtumiin tulisi asennoitua samalla vakavuudella kuin asiakastapahtumiin ja ymmärtää, että niihin sijoitetuilla euroilla tulisi yhtä lailla saada tuottoa. Tuottona yritys voi saada sitoutuneisuutta ja lojaalisuutta sekä motivoitunutta henkilökuntaa. Selkeän viestin puuttuessa on vaarana se, ettei tapahtuma tavoita ja kosketa kaikkia – se jättää kylmäksi, olkoonkin ohjelma ja tarjoilut kuinka onnistuneita hyvänsä. Jos osallistujille ei välity tapahtuman aito tarkoitus, saattaa sitoutumisen aste jäädä alhaiseksi.
Yrityksen pikkujoulu tai kesäjuhla on oiva mahdollisuus aitoon kommunikointiin hauskanpitoa unohtamatta. Viestin ei tarvitse olla kaukaa haettu tai keksimällä keksitty, kiittäminen tai tsemppaaminenkin riittää. Viestin tulisi kuitenkin olla konkreettinen ja selkeästi ymmärrettävissä, ja siitä tulisi välittyä, että se on yrityksen johdolta. Näin pystytään aidosti hyödyntämään tapahtumien tarjoama välittömän vaikuttamisen mahdollisuus. Sitouttamaan, motivoimaan ja innostamaan – mikä ikinä tavoitteena onkaan!