Kun yrityksen pikkujouluja tai loppuvuoden henkilöstötapahtumaa aletaan suunnitella, katseet kääntyvät usein ensimmäisenä ohjelmaan: millainen illan kulku on ja mitä ohjelmanumeroita se pitää sisällään.
On kuitenkin hyvä muistaa, että lopulta kaikkein olennaisin tapahtuman suunnittelua määrittävä tekijä on tapahtumatila. Se sanelee, millaisen muodon ilta saa ja millaisin elementein toivottu tunnelma voidaan rakentaa.
Tila ei siis määritä ainoastaan tapahtuman fyysistä sijaintia: se on strateginen valinta, joka sanelee reunaehdot tapahtuman tunnelmalle, logistiikalle ja keinoille vahvistaa brändiä ja jalkauttaa toivottu viesti.
Suurimmat haasteet loppuvuoden tilahauissa liittyvät poikkeuksetta aikaan. Parhaat kohteet keskeisillä paikoilla varataan jopa vuosi ennen tapahtumaa. Erityisesti marraskuun suosituimmat perjantait täyttyvät nopeasti, mikä tekee tilan etsimisestä sitä haastavampaa, mitä lähempänä vuoden loppua ollaan.
Älä kuitenkaan huolestu, jos olet myöhään liikkeellä. Tapahtumakumppani auttaa, vaikka aika kävisi vähiin. Meillä Sistersillä on kaikenkattava käsitys eri tapahtumatiloista, vahvat suhteet eri toimijoihin Suomessa ja ulkomailla – ja aina muutama ässä hihassa.
Sopivan tilan valinta lähtee aina tapahtuman tavoitteista, henkilömäärästä sekä budjetista. Oikea tila ei ainoastaan rytmitä iltaa. Se sekä mahdollistaa että rajaa mahdollisuuksia.
Yksi yleisimmistä virheistä on, että tila valitaan huomioimatta kokonaisbudjettia. Saatetaan ihastua kohteeseen, joka näyttää oikealta ja tuntuu vaikuttavalta, mutta jonka kustannusrakenne on todellisuudessa raskas.
Tapahtumapaikan korkeat catering-hinnat, tekniset rajoitteet tai lisärakentamisen tarve voivat johtaa siihen, että suuri osa budjetista sitoutuu pelkkään tilaan. Silloin joudutaan tinkimään juuri niistä elementeistä, jotka lopulta rakentavat tunnelman ja muistijäljen.
Kun lähdetään ajoissa liikenteelle, löydetään paras tapahtumatila myös budjettinne näkökulmasta.
Oikea tila ei siis ole vain visuaalisesti tai logistisesti toimiva – vaan myös budjetillisesti tasapainoinen valinta, joka jättää tilaa sisällölle, elämyksille ja yllätyksille.
Tila luo tietyt rajat esimerkiksi elämyksellisille aktivoinneille: missä määrin osallistujia voidaan jakaa eri huoneisiin eri ohjelmaosioita varten? Voidaanko kaikkiin huoneisiin rakentaa yhtä lailla tekniikkaa ja tunnelmaa?
Seure Gaalassa hyödynsimme Valkoisen Salin upeaa arkkitehtuuria ja arvokkuutta. Kehitimme gaalalle oman visuaalisen konseptin, jota juhlasali huokui lattiasta kattoon. Valon ja värin leikki teki tilasta yhtä aikaa yksityiskohtaisen ja ylellisen.
Tanssin talolle järjestetty Fujitsu ActivateNow hyödynsi rakennuksen modernia ja avaraa tuntua ja korkeutta. Tila tarjosi mahdollisuuden rakentaa selkeälinjaisen, intiimin, modernista japanilaisesta estetiikasta ammentavan maailman.
Marioffin intiimi vuosijuhla järjestettiin Clarion Jätkäsaaren monikäyttöisissä tapahtumatiloissa. Tässä kohteessa avainasemassa olivat pöytien muoto ja järjestys sekä valaistuksen yksityiskohdat, joilla tila muunnettiin lämpimäksi ja juhlavaksi kokonaisuudeksi.
Me Sistersillä uskomme, että jokainen tila voidaan muuttaa tarinaksi. Oli toiveissa tyylikäs ja tasokas gaala, näyttävä speakeasy tai pelillistetetyt pikkujoulut, varmistamme, että lopputulos on linjassa tavoitteittenne kanssa.
Varataanko teille tilat ja suunnitellaanko tapahtuma, joka nostaa yhteisönne arjen yläpuolelle?