Hybriditapahtumien suosio kasvaa
Kokoontumisrajoitusten ja etätyön myötä ihmiset tottuivat virtuaalitapahtumiin ja tapahtumamallin hyötyihin, kuten paikkariippumattomuuteen, tehokkuuteen sekä ajansäästöön. Osa taas kaipaa jatkossakin livetapahtumia aistielämyksineen. On selvää, että hybriditapahtumien suosio tulee kasvamaan, jolloin yleisölle tarjotaan elämyksiä monipuolisesti ja skaalautuvasti.
Tapahtumatekniikan nopean kehityksen vuoksi hybriditapahtuman alustalla on nyt lähes yhtä helppo navigoida, kuin täysin virtuaalisissa tapahtumissa. Se johtaa hybriditapahtumakokemuksen sekoittumiseen, jolloin osallistujat voivat liikkua laitteiden avulla live- tai online-osallistumisen välillä fyysisestä sijainnistaan riippumatta. Hybriditapahtuman onlinekokemus tarjoaa esimerkiksi Matchmaking-alustan, digitaaliset käyntikortit, vuorovaikutusmahdollisuuden ja etäyhteydet livelähetykseen. Hybriditapahtumakokemuksen yhdistäminen tarkoittaa, että hybriditapahtumien isännöiminen ei jatkossa ole kahden erillisen yleisön palvelemista, vaan enemmänkin kahdentyyppisten tekniikoiden yhdistämistä.
Tarve elämyksellisille tapahtumille nousussa
Jatkuvien ulkoisten haasteiden, kuten kansainvälisten matkustusrajoitusten, sosiaalisten etäisyyksien ja muiden rajoitteiden vuoksi, tapahtumaosallistujilla on nyt korkeammat odotukset tapahtumista. Mukaansatempaavan, elämyksellisen ja odotukset ylittävän osallistujakokemuksen tarjoaminen muodostaa tapahtumatuottajille jatkuvan kehitystarpeen. Innovatiivisia kokemuksia voidaan hakea esimerkiksi ei-perinteisistä tapahtumapaikoista, tapahtumamuotoilun ja sisältöjen, teemoituksen, brändiyhteistyön sekä uudenlaisen teknologian kautta.
Sisällön merkitys korostuu
Pandemia on vaikuttanut myös tapahtumien sisältöihin, niiden esitystapaan ja kestoon. Esimerkiksi virtuaalitapahtumien sisällöt, Keynote- ja asiantuntijapuheenvuorot, demot sekä viihteelliset osiot ovat lyhentyneet ja muokkautuneet tiiviimmiksi kokonaisuuksiksi. Samassa odotusarvo tapahtumia kohtaan on kasvanut, jolloin keskiössä on lisäarvon tuottaminen osallistujalle.
Tapahtumien tulee arvostaa osallistujan aikaa ja tarjota merkityksellistä sisältöä. Ylivertaiseen osallistujakokemukseen vaikuttaa myös tapahtuman rytmitys ja rakenne, mielenkiintoinen esitystapa sekä kokemuksellisuus. Parhaimmillaan virtuaalitapahtuma tuntuu henkilökohtaiselta, on yllätyksellinen, aktivoiva ja osallistava. Lisäksi se huomioi kosketusta lukuun ottamatta kaikki aistit ja mahdollistaa osallistujien vuorovaikutuksen sekä verkostoitumisen.
Vaatimustason kasvaessa tapahtuman sisällönluonti, viestintää ja markkinointia unohtamatta, kysyy luonnollisesti entistä enemmän etukäteistyötä. Audiovisuaalinen, TV-formaatin kaltainen tuotanto vaatii taakseen aina moniammatillisen tekijätiimin, joka suunnittelee, käsikirjoittaa, tekee videotuotannot, huomioi brändielementit, sekä ymmärtää teknologisten mahdollisuuksien päälle.
Yhteisöllisyys ja verkostoituminen syitä osallistumiseen
Tapahtumiin osallistutaan yhä lisääntyvässä määrin verkostoitumisen ja yhteisöllisyyden vuoksi. Trendi alkoi jo ennen pandemiaa, eikä syykään ole uusi: ihminen haluaa osaksi yhteisöä, sillä yhteisö luo pohjan menestykselle.
Kommunikaatio ja avoin vuoropuhelu ovat askelia yhteisöllisyyden rakentamiseen jo ennen tapahtumaa, esimerkiksi markkinoinnilla, sosiaalisessa mediassa tai tapahtuma-alustalla. Yhdessä asetetut tavoitteet vievät kohti yhteistä päämäärää, aktivoivat osallistujia ja antavat syyn osallistumiseen ja vuorovaikutukseen toisten kanssa. Tapahtumissa yhteisöllisyyden tunnetta voi kasvattaa eri aktivoinnein, esimerkiksi kyselyillä, pienryhmätyöskentelyllä, joukkuetehtävillä, verkostoitumisella jne.
Jos yhteisö ympäriltä puuttuu, kokonaisuus jää laimeammaksi. Vastaavasti hyvän yhteisön omaavat toimijat ja tapahtumat, saavat tilaisuuksista enemmän irti. Yhteisöllisyyden vaalimiseksi tapahtumia tulisikin jatkossa ajatella ympärivuotisena tekemisenä.
360-markkinoinnin lähestymistapa vahvistuu
Asiakkaiden, ammattilaisten ja sidosryhmän ollessa etäällä, tapahtumajärjestäjän on hyödynnettävä useita kosketuspisteitä kohdeyleisönsä houkuttelemiseksi, bränditietoisuuden lisäämiseksi, sitoutumisen ja yhteisöllisyyden luomiseksi. Pelkkä taktinen mainonta ei enää riitä, vaan markkinointisuunnitelmaan tulisi sisällyttää tapahtumaa edeltävät sitoutumisalustat ja -aktiviteetit, kuten esimerkiksi webinaarit, blogit ja muut online-sisällöt, sosiaalisen median verkostoitumisryhmät, paneelikeskustelut ja niin edelleen.
Kokonaisvaltainen lähestymistapa tarkoittaa siis jatkuvaa markkinointiviestinnällistä yhteydenpitoa potentiaalisiin osallistujiin useilla alustoilla, kattaen koko tapahtumakokemuksen aina tapahtuman lanseerauksesta sen jälkimarkkinointiin. Se asettaa tapahtuman organisoijalle lisätyötä mutta se tuottaa korkeamman sitoutumisasteen sekä paremman ROI:n.
Teknologialla on ratkaiseva rooli tapahtumissa ja niiden tulevaisuudessa
Kehittynyt tapahtumatekniikka mahdollistaa jo nykyisellään paljon aina virtuaalijuontajista lähtien. Tapahtumissa nähdään jo nyt AR-teknologiaa, taidokkaita 3D-alustoja, pelillisyyttä sekä käyttäjäystävällistä designia. Lisäksi viimeisimmän sukupolven tapahtumatekniikka on valmiimpi kuin koskaan integroitavaksi CRM- ja markkinoinnin automaatiotyökalujen kanssa.
Mukaansatempaava onlinekokemus voi tulevaisuudessa koostua myös metaversumissa, jota videopelit edustavat. Päätös isännöidä tapahtumia metaversumissa on vain ajan kysymys, tässä piilee merkittävä potentiaali ainakin tietyissä tapauksissa.
Vastuullisuus ja tapahtuman hiilijalanjälki keskiössä
Muutama vuosi sitten alkanut megatrendi koskettaa tapahtumamarkkinointia yhä tiiviimmin ja laajemmin. Vastuullisuudesta on tullut ”uusi normi”, jonka nimissä organisaatiot ovat valmiimpia ja halukkaampia tekemään asioita uudella tavalla ja myös maksamaan valinnoista enemmän.
Vastuullisuus on laaja käsite, mihin sisältyvät ympäristövastuu, sosiaalinen vastuu ja taloudellinen vastuu. On tärkeää, että vastuullisuutta tarkastellaan laajasti tapahtuman tuotannossa. Myös ilmastonmuutos ja hiilineutraalisuuden tavoitteet koskettavat kaikkia. Tapahtuma-alalla lasketaan jo nyt hiilijalanjälkeä ja tehdään kompensointia. Ala on menossa askel askeleelta kohti hiilineutraaleja tapahtumia.
Tarvitsetko näkemyksellistä osaamista tapahtumasi suunnitteluun ja tuotantoon? Sistersin tapahtuma-arkkitehdit auttavat mielellään. Kysy lisää ja pyydä meiltä tarjous tapahtumallesi!
