Hyvä tapahtuma ei synny hienosta kutsusta, osaavista esiintyjistä tai riittävästä ruoan määrästä. Nämä kaikki ovat itsestäänselvyyksiä. Jotta tapahtuma jää mieliin ja hurmaa osallistujat, tulee koko palvelukokemuksen olla huippuluokkaa.
Palvelukokemus, asiakaskokemus ja asiakaspalvelu ovat asioita, joista puhutaan paljon, mutta jotka myös mokataan helposti. Me haluamme, että osallistuja, vieras ja asiakas kokevat aina wau-efektejä. Wau saadaan aikaan huippuhyvällä palvelukokemuksella. Se puolestaan koostuu kahdesta osasesta: loistavasta palvelusta ja osallistujia ilahduttavista yksityiskohdista.
Järjestimme syyskuussa laadukkaan tilaisuuden 700 arvovieraalle. Tapahtuma koostui gaalasta ja muotinäytöksestä, jotka oli molemmat rakennettu tyylillä, gaalan vaatimalla arvokkuudella ja silti tämän ajan vaatimukset täyttäen. Viimeinen tarkoittaa muun muassa yhteistyökumppaneiden ja tekniikan hyödyntämistä waun synnyttämisessä.
Pyrimme aina tuomaan tapahtumiimme huippuunsa hiottua palvelua ja yksityiskohtia. Mutta mitä ne tarkoittavat käytännössä?
Kun puheeksi tulee hyvä asiakaspalvelu tai palvelukokemus, kiinnittyy huomio usein pieniin yksityiskohtiin. Me halusimme ilahduttaa osallistujia jo heti sisäänkäynnissä. Tässä apuna oli ns. seamless cloakroom, näkymätön narikka.
Käytännössä narikka toimi niin, että hostessit ottivat vastaan jokaisen vieraan ja kiikuttivat tämän ulkovaatteet verhojen takana olevaan isoon narikkatilaan. Vieraille ei annettu lainkaan tylsiä ja helposti hukkuvia narikkalappuja, vaan vaatteet sai takaisin omaa nimeään vastaan.
Näkymätön narikka on tyylikäs, hienostunut ja huomaavainen toimintatapa. Vieraiden vaatteet ja tavarat eivät ole kaikkien nähtävillä eikä väsyneinkään juhlija yleensä ole illan päätteeksi unohtanut omaa nimeään.
Näkymätön narikka on vain yksi esimerkki siitä, miten tarjota huippuhyvää palvelua. Laadukas asiakaspalvelu on paljon muutakin. Se on jokaisen osallistujan huomioimista vaikkapa toivottamalla osallistujat paikalle henkilökohtaisesti. Se on selkeää ohjeistusta, jotta osallistuja tietää, mitä tapahtuu, missä ja milloin. Se on myös pienten yksityiskohtien avulla arvostuksen osoittamista.
Huippuunsa hiottu palvelu ja viehättävät yksityiskohdat saavat osallistujan tuntemaan itsensä tärkeäksi ja arvostetuksi. Tapahtumassamme tällaisia detaljeja olivat esimerkiksi se, että maisteltavien viinien tiedot on mahdollista saada mukaansa käyntikortilla. Tai että muotinäytöksen lämmintä tunnelmaa pystyi viilentämään viuhkoilla.
Myös läpi koko tapahtuman kantava teema on viehättävä yksityiskohta, joka toisaalta luo mielikuvaa harkitusta kokonaisuudesta. Tässä tapahtumassa monessa yksityiskohdassa näkyvänä teemana oli kreikkalaisen luomistarinan mukaiset neljä peruselementtiä: maa, ilma, vesi ja tuli. Elementit näkyivät paitsi muotinäytöksen puvustuksessa ja taustalla pyörivissä videoissa, myös illallismenun ruokalajeissa. Teema auttoi myös synnttämään wau-efektiä.
Muita ilahduttavia yksityiskohtia löytyi yhteiskumpaneiden osastoilta, jotka olivat kaukana perinteisestä messumeiningistä. Koska yhteiskumppanit olivat asiakkaan huolella valitsemia, ei kannattanut jättää heidän panostaan puolitiehen. Kumppaninäkyvyydestä on tarkoitus olla hyötyä molemmille osapuolille ja siksi myös sen tulee olla viimeisen päälle harkittua ja yksityiskohdiltaan mietittyä.
Yhteistyökumppaneiden osastot oli sulautettu elegantisti ympäri tapahtumatilaa ja ne ovat kaikki toiminnallisia pisteitä. Eräs kumppani tarjoili omassa kahvilassaan kahveja, toisen osastolla oli mahdollisuus otattaa valokuvia itsestään ja avecistaan, kolmas maistatti viinejä ja neljäs viihdytti musiikilla.
Sattumaa ei myöskään ollut se, miten yhteistyökumppaneiden osastot oli sijoiteltu isoon juhlatilaan. Yhdellä alueella esiteltiin skandinaavisia tuotteita raikkaasti, toisella taas vaativaankin makuun istuvia palveluja blingblingin hengessä.
Myös osa jälkiruokatarjoiluista oli yhteistyökumppaneiden tarjoamia. Tällä tapaa onnistuttiin tuomaan esille yritysten osaamista ilman turhaa osoittelua, luonnollisesti.
Jos tavoitteenasi on järjestää hyvä tapahtuma, aloita miettimällä hyvää palvelua.
Miten osoitan osallistujille, että arvostan heitä? Miten voin pienillä eleillä parantaa asiakaskokemusta? Miten voit tarjota osallistujille elämyksiä, tunteita, wau-efektejä?
Ilman huippuunsa hiottua asiakaspalvelua käsissäsi on vain tapahtuma. Kuka vaan osaa järjestää tapahtuman peruspalvelulla. Mutta miksi järjestää tapahtuma, joka on ihan ok, kun voit järjestää tapahtuman, josta on hyötyä myös liiketoiminnallesi?