Talouslehti Forbesissa rankattiin viime vuonna 10 stressaavinta ammattia, joista kärkivitoseen nousi tapahtumakoordinaattorin vaativa ammatti. Edellä stressaavuudessaan oli vain sotilaan, palomiehen, lentäjän ja poliisin vaativat ammatit. Sistersin tuotantotiimin johtaja Sabina Nerdrum avaa oman työnsä sisältöä ja kertoo ajatuksiaan työskentelystä tapahtumien parissa.
– Tuottaja on mukana kaikessa. Hän vastaa tuotannon suunnittelusta pitäen kirkkaasti mielessään asiakkaan tavoitteet ja luovan tiimin ratkaisut. Hän toimii koko projektin esimiehenä, vastaten myös budjetoinnista ja siitä, että valtava useasta ihmisestä, tuotteesta ja asiasta koostuva tapahtuma hitsautuu saumattomasti yhdeksi upeaksi toimivaksi kokonaisuudeksi. Tuottajan työtä voidaan verrata kapellimestariin kertoo Sabina vuosien kokemuksella.
– Yksikään tapahtuma ei ole vain logistinen prosessi, vaan jokainen tapahtuma suunnitellaan uniikiksi, asiakkaan tarpeista lähteväksi ja haluttua viestiä tukevaksi kokonaisuudeksi. Tämä vaatii vahvaa ymmärrystä asiakkaan bisneksestä ja tarinasta, Sabina painottaa
Kun tapahtuman toteutusta lähdetään suunnittelemaan, tulee miettiä jo etukäteen miten tapahtuma rakennetaan mahdollisimman sujuvasti, niin että logistiset ratkaisut toimivat jouhevasti, minimoiden mahdolliset pullonkaulat.
– Tilanteessa jossa on paljon liikkuvia osia, on kuitenkin olennaisinta, että kommunikointi pelaa ja kaikki tietävät omat tehtävänsä.
– Itse tapahtumapäivä on aina todella hektinen, kun hoidetaan vielä viimeisiä valmisteluja, soundcheckejä ja kenraaliharjoituksia. Mahdollisimman paljon tietysti suunnitellaan asioita etukäteen, Sabina summaa.
Tuottajan työtä voidaan verrata kapellimestariin
Tapahtumatuottajan työ ei pääty tapahtumapaikan valojen sammumiseen.
– Erityisen tärkeää asiakkaan kannalta on analysoida miten haluttu viesti on saatu perille ja tavoitteisiin päästy. Onko oikeasti onnistuttu vaikuttamaan ihmisten ajatteluun ja sitä kautta heidän toimintaansa?
Sabina kuvaileekin Sistersiä brändiviestinnän konsulttiyritykseksi, jonka kanavana on tapahtumat ja kohtaamiset. Näiden avulla saadaan ihmiset ajattelemaan uudella tavalla ja innostetaan heitä aktivoitumaan ja toimimaan uusien ajatusten mukaisesti tapahtuman jälkeen. Hyvin suunniteltu tapahtuma on tehokas tapa saada ihmiset käyttäytymään halutulla tavalla.
Mutta miten on sen stressaavuuden kanssa?
– Kyllä, työtahti on vauhdikas. Yhtenä päivänä olet it-alan maailmassa ja toisena päivänä konseptoit kuluttajabrändin tarinan esilletuomista. Joskus ollaan Suomessa, joskus ulkomailla. Tänään toteutetaan 1000 hengen tapahtuma ja ensi viikolla pieni vip-tilaisuus 50 hengelle. Aiheet ovat asiantuntijaseminaareista ja sisällönsuunnittelusta gaala-iltoihin.
– Useiden eri vaiheissa olevien tapahtumien tuottaminen samanaikaisesti vaatiikin rautaisia hermoja, erinomaista organisointikykyä ja tietyt asiat ”täytyy tulla jo selkärangasta”. Toisaalta kiireen kyllä kestää, kun töitä saa tehdä hymy huulilla muiden yhtä intohimoisten ammattilaisten kanssa.
Hyvällä tapahtumatuottajalla onkin monia hyveitä: Hänen pitää osata lukea hyvin asiakasta ja tämän tahtotilaa, ymmärtää tavoitteet ja etenkin osata muuttaa suunnittelutiimin kanssa tehdyt luovat ratkaisut konkretiaksi. Näin saadaan tuotettua todellista arvoa asiakkaalle! Hyvä tuottaja pystyy kommunikoimaan selkeästi kiireenkin keskellä. Hänen on hahmotettava laajoja kokonaisuuksia, mutta samalla täytyy olla silmää pienille tärkeille yksityiskohdille. Visuaalisuudesta ja muuntautumiskyvystäkään ei ole haittaa.
– Tapahtumatuottajan työ on kuin matka, joka koostuu monista etapeista. Aina välillä täytyy pysähtyä arvioimaan, mikä reitti vie nopeiten ja laadukkaimmin seuraavalle etapille ja lopulta maaliin. Jokainen tapahtuma on oma huikea todisteensa tehdystä työstä ja matkasta, Sabina kuvailee.
– Parasta työssä on koko monipuolinen matka suunnitelmasta lopputulokseen. Juuri se tekee työstä niin kiehtovaa!