Tapahtumia suunniteltaessa juostaan helposti trendien perässä ja valitaan puhujiksi tuttuja ja helppoja tyyppejä. Sellaisia, jotka kaikki tietävät ja jotka ehkä on itse hyviksi todettuja. Asia ei kuitenkaan ole ihan näin yksinkertainen. Sama puhuja ei toimi kaikissa yhteyksissä. Esiintyjällä on valtava merkitys tapahtuman onnistumisen kannalta. Valintaa ei siksi kannata tehdä mutu-fiiliksellä, vaan ammattitaidolla.
Kaikki me olemme joskus joutuneet kuuntelemaan tylsää puhujaa. Syitä voi olla monenlaisia: puhuja puhuu liian nopeasti ja/tai hiljaa, aihe ei kiinnosta tai sisältö ei anna mitään uutta. Joka tapauksessa olemme vilkuilleet kelloa, näpränneet kännykkää ja ajautuneet omien ajatustemme virran vietäväksi. Emme ole saaneet esityksestä irti yhtään mitään.
Yleisön ikävystyttäminen tuskin kuitenkaan on yhdenkään tapahtuman tavoite. Päinvastoin. Eiköhän jokainen tapahtumaa suunnitteleva toivo saavansa tilaisuuteensa mahdollisimman hyvät puhujat, jotka kiinnostavat yleisöä ja tarjoavat paikalla olijoille uusia ajatuksia ja mieleenjääviä tunnetiloja. Huono puhuja jättää tapahtumasta tylsän muistijäljen ja se on pahin asia, mitä tapahtumalle voi käydä. (Sen lisäksi, että paikalle ei tule ketään tai talo on täynnä ihan vääriä ihmisiä.)
Tapahtumilla pyritään aina vaikuttamaan ihmisten ajatteluun ja sitä kautta heidän toimintaansa. Jotta ajatteluun voidaan vaikuttaa, pitää ensin saada aikaiseksi mieleenjääviä tunnetiloja. Koska sellaisia me ihmiset olemme: me muutamme ajatteluamme ja toimintaamme, kun tunnemme syvästi. Me lahjoitamme rahaa hyväntekeväisyyteen, me alamme liikkua ja syödä terveellisemmin, me alamme käyttää uutta mobiilisovellusta – kunhan meidät on ensin tunnetasolla vakuutettu asian tärkeydestä.
Yksi tehokkaimmista keinoista vaikuttaa ihmisten tunteisiin on päästää ääneen taitava puhuja. Puhujilla on ratkaisevan iso rooli koko tapahtuman onnistumisen kannalta, koska he käytännössä ovat tapahtuman sisältö. Heidän harteillaan on koko tavoite, se, mitä yleisölle halutaan viestittää. Puhujat esittävät tapahtuman onnistumisen kannalta pääroolia. Kaikki muut osa-alueet vastaavat sivuosista.
Tapahtumaa voidaan ajatella herkullisena kermakakkuna. Tapahtumapaikka on kuin kakun kermakuorrutus, tarjoilut ovat sen mansikkatäyte ja kutsujen visuaalinen ilme kerman päälle ripoteltuja koristeita. Nämä kaikki yhdessäkään eivät kuitenkaan riitä, vaan tärkeintä on kakkupohja. Se taikinasta pyöräytetty perusta, jonka lisäksi kaikki muu tulee. Kakkupohja on kuin tapahtuman puhujat: oikein valittuna he tekevät kokemuksesta täydellisen. Väärin valittuna puhujat lässäyttävät tunnejäljen keskinkertaiseksi, pahimmassa tapauksessa pilaavat muuten toimivan kokonaisuuden.
Hyvä puhuja on innostava, valloittava ja tempaa yleisön mukaansa. Puhujan ei tarvitse olla yleisön oman alan edustaja. Eikä aina voikaan olla. Usein tapahtumiin kokoontuu monen eri alan edustajia, joilla sattuu olemaan jokin yhteinen kiinnostuksenkohde. Niin kuin Nordic Business Forumissa johtaminen tai Slushissa start-up-yritykset ja sijoittaminen.
Parhaimmillaan ihan toisen alan ihminen tuo uusia näkökulmia ajatteluun ja tekemiseen.
Tärkeät asiat ovat usein universaaleja. Yllättävät vastakohdat ovat tehokas tapa jättää osallistujalle vahva tunnejälki. Lääkealan toimija innostuu, kun urheilija antaa hänelle toimivia eväitä omaan työhön.
Tapahtumamarkkinoijan ammattitaitoa on valita oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin. Tämä ei aina ole helppoa. Asiaa kuitenkin helpottaa se, mitä kirkkaammat tavoitteet ovat ja mitä enemmän on tietoa tapahtuman ja osallistujien taustoista. Riittävän taustatiedon avulla voidaan valita puhujat ja sisällöt, jotka palvelevat tehokkaimmin hyvän muistijäljen syntymistä. Siksi tapahtumaa suunniteltaessa asiakkaan kuunteleminen ja tiedon kerääminen ovat pääroolissa. Vain kuuntelemalla päästään tarpeeksi syvälle asiakkaan maailmaan. Siihen, mitä he todella tapahtumaltaan haluavat, mitä he ovat aiemmin tehneet ja miten kohderyhmää voidaan parhaiten säväyttää.
Rohkeus tehdä uutta ja erilaista johtaa parhaisiin tuloksiin. Ennakkoluulottomuus, objektiivisuus ja rohkeus auttavat wau-efektin synnyttämisessä. Vain yllätyksellinen omasta laatikosta ulos hyppääminen jättää muistijäljen, joka vie tavoitteisiin.