Kohtaamisrajoitukset ovat lieventyneet, koronapassi lanseerattu, ja siirtyminen osallistujamäärältä yhä suurempiin livetapahtumiin on käynnissä. Asianmukaisten turvallisuuskäytäntöjen avulla voidaan järjestää laajemmin erilaisia tilaisuuksia terveysturvallisesti, vaikka toimintaan muutoin kohdistuisikin rajoituksia. Mitä se tarkoittaa tapahtuman järjestäjälle?
On sanomattakin selvää, että kaipaamme fyysisiä tapahtumia – kohtaamisia, verkostoitumista, kick offeja, erilaisia ammatti- ja teematapahtumia, gaaloja, elävää viihdettä, maukkaita tarjoiluja. Vaikka pandemia-aika ei ole ohi, livetapahtumien ei enää tarvitse olla pannassa. Asianmukaisilla turvallisuuskäytännöillä, kuten koronapassin ja pikatestausten sekä ennakkoon suunnitellun tapahtumakulun avulla tapahtumaosallistumisen terveysturvallisuus voidaan varmistaa.
Ketterä ja vaivaton toimintamalli eri osapuolille
Me Sistersillä olemme toteuttaneet asiakkaillemme jo runsaan määrän tapahtumia korona-aikana eri muodoissa – niin hybriditapahtumia kuin livetapahtumiakin. Näissä terveysturvallisesti toteutetuissa tapahtumissa on ollut liveyleisöä kymmenistä jopa useisiin satoihin ihmisiin. Olemme luoneet ketterän toimintamallin, mikä on sekä asiakkaalle, että tapahtumaan osallistujalle selkeä ja vaivaton.
Ennen tapahtumaa varmistamme turvalliset kohtaamiset aina huolellisella tapahtuman kulun ja logistiikan suunnittelulla. Tiedotamme ja ohjeistamme osallistujia terveysturvallisuuteen liittyvistä toimista jo etukäteen sekä myös paikan päällä. Tapahtuman sisäänpääsyn edellytyksinä toimivat koronapassi (rokotustodistus Omakanta-palvelusta) tai vaihtoehtoisesti terveydenhuollon ammattilaisten tekemä pikatestaus. Myös kulkureitit, tarjoilut ja muut tapahtuman aikaiset kohtaamiset suunnitellaan ennakkoon. Näiden toimien ansiosta tapahtumia on pystytty järjestämään turvallisesti ja ilman raportoituja tartuntoja.
Terveysturvallisen tapahtuman askelmerkit:
- Tilan sopivuus ihmismäärään suhteutettuna
Suunnittele tapahtuma lähtökohtaisesti väljempiin tiloihin, missä on hyvä ilmanvaihtuvuus.
- Koronapassit, negatiivinen koronatodistus, pikatestit
Varmista terveysturvallinen tapahtuma kaikille ja edellytä koronapassia sisäänpääsyn yhteydessä tartuntojen ehkäisemiseksi. Yksi vaihtoehto on myös terveydenhuollon ammattilaisten pikatestauspiste tapahtumapaikalla.
- Muista rekisteröinti
Osallistujien rekisteröinti helpottaa mahdollisten tartuntaketjujen jäljittämistä ja muuta informointia tapahtuman jälkeen.
- Varaa riittävästi aikaa ja väljyyttä siirtymisille
Porrastettu sisääntulo, ruokailu ja ohjelma vähentävät kohtaamisia kulkuväylillä ja näin ollen pienentävät mahdollista tartuntariskiä.
- Porrastettu liikkuminen tilasta toiseen sekä lohkotut osiot
Vältä pullonkauloja ja jonojen syntymistä jo etukäteen – ohjaa tapahtuman osallistujia paitsi aikatauluilla, myös hyvällä asiakaspolun suunnittelulla ja kulunohjauksella.
- Käsidesinfiointiaine eri kohtaamispisteissä
Tarjoa osallistujille mahdollisuus käsien desinfiointiin eri kohtaamispisteissä, kuten sisäänkäynnin yhteydessä, tarjoilu- ja ruokailupisteissä, wc:ssä jne. Myös maskeja on hyvä olla saatavilla.
- Huolehdi puhtaudesta tapahtuman aikana
Varaa tapahtumaan riittävästi siivoushenkilökuntaa, joka tavanomaisen siisteyden ylläpidon ohella huolehtii pintojen pyyhinnästä. Usein desinfioidut pinnat kuten ovenkahvat, ottimet ym. pienentävät tartuntariskiä.
- Ruokailussa suosi valmiita annoksia buffetpöydän sijaan
Valmiit lautasannokset pienentävät kontaminaatioriskiä.
- Viestintä ennen tapahtumaa, tapahtumassa ja sen jälkeen
Kerro ja ohjeista osallistujia tapahtuman terveysturvallisista toimintatavoista ja käytännöistä, kuten esimerkiksi henkilötodistuksen näyttämisestä koronapassin yhteydessä. Hyvä tiedotus lisää ymmärrystä, luottamusta ja osallistujatyytyväisyyttä.
- Noudata voimassa olevia viranomaisohjeistuksia
Terveysviranomaisten suositukset ja rajoitukset muuttuvat epidemiatilanteen mukaan. Tarkista aina ennen tapahtumaa alueelliset ja toimijakohtaiset rajoitukset ja noudata niitä.
Autamme asiakkaitamme onnistumaan
Jos pohditte, miten järjestää teidän tapahtumanne kaikille osallistujille elämyksellisesti, terveysturvallisesti ja viranomaisohjeistuksia noudattaen, kysy meiltä ehdotus. Meiltä saat ammattitaitoista näkemystä virtuaalitapahtumien, hybriditapahtumien sekä livetapahtumien suunnitteluun, markkinointiin ja toteuttamiseen.
