Rutiinit hyvässä ja pahassa, tapahtumavinkkelistä.

 

Pidetään pikkujoulut siksi, kun se kuuluu asiaan. Vedetään vuosijuhlat samalla kaavalla ja rutiinilla kuin 10 vuotta sittenkin. Työnnetään tonnettain rahaa tapahtumiin, joiden tuloksista ei ole tietoa. Kuulostaako tutulta? Sitten on aika muuttaa toimintaa ja alkaa miettiä tapahtuman tavoitteita ja potentiaalia.

Rutiinit ovat tärkeitä, ne selkeyttävät asioita, saavat asiat toimimaan kuin rasvattuna, pitävät meidät aikataulussa, tuovat turvallisuutta, näin on aina tehty ja toiminut on! Rutiineihin on helppoa ja ennen kaikkea turvallista tukeutua. Tiettyihin tapoihin toimia on kuitenkin päädytty joskus jonkun pohdinnan pohjalta. Jääpähän aikaa muuhun tärkeämpään tekemiseen. Rutiinit toimivat, mutta saataisiinko esimerkiksi tapahtumista vielä enemmän irti aika-ajoin ajatuksia ja rutiineja ravistamalla, tuomalla jotain pientä lisäarvoa tapahtumaan kuin tapahtumaan ja joihinkin rutkasti enemmän? Potentiaalia on!

On tapahtumia, jotka nousevat selkeästi jostakin sen hetkisestä akuutista tarpeesta ja johon tapahtuma valikoituu selkeästi vaikuttamiskanavaksi. Korostan vielä sanaa valikoituu. Silloin on tehty jo selkeästi ajatustyötä, pohdittu huolella mitä tapahtumilla halutaan saavuttaa, konkreettiset tavoitteet, joihin sen avulla pyritään. Sillä sitähän tapahtuma on, yksi kanava muiden markkinointi- ja viestintäkanavien joukossa, keino saada viesti perille – vaikuttaa.

Myynti saattaa tarvita boostausta tai henkilöstö täytyy saada fuusion yhteydessä sisäistämään uusi strategia, visio ja verkostoitumaan nopeasti. Silloin on jo aika selkeät askelmerkit tavoitteista ja niiden eteen ja varsinkin sen eteen miten niihin päästään on jo valmistauduttu tekemään töitä. Näissä tapauksissa lähdetään aina niin sanotusti tuoreesta tilanteesta – esiin nousevasta haasteesta, johon tarvitaan ratkaisu. Pohjaa näihinkin saadaan rutiineista, totutuista toimintakuvioista ja tavoista tietyn tyyppisissä tilanteissa, mutta näissä tapauksissa on jo lähtökohtaisesti hyvä maaperä tuoreiden ideoiden ja toimintatapojen esille tuomiseen ja toteuttamiseen.

Sitten on enemmän perinteisiin ja rutiineihin nojaavia tapahtumia, joiden toteuttamisessa helposti juuri tuudittaudutaan jo lähtökohtaisesti rutiineihin, vaikka sitä potentiaalia olisi paljon enempään. Esimerkiksi henkilöstölle järjestettävät vuosittaiset kesä- ja pikkujoulujuhlat ja yrityksen viiden tai kymmenen vuoden välein järjestettävät vuosijuhlat toteutetaan usein melko samalla sabluunalla tapahtuman logistisia elementtejä hieman varioiden. Usein se riittääkin, mutta yhtä usein unohdetaan, että tapahtuma on aina tilaisuus – mahdollisuus, joka kannattaa hyödyntää optimaalisesti.

Aleksis Kiven Nummisuutarien ajaton lausahdus ”Maailma muuttuu Eskoseni” on aina vain ajankohtaisempi. Mm. teknologisia innovaatioita tulee hengästyttävään tahtiin, niin valtavasti, että kaikesta on vaikea enää pysyä kartalla. Muutokset ovat kuitenkin myös aina mahdollisuus. Muistetaan kaiken kiireen ja rutiinien keskellä ottaa näistä mahdollisuuksista hyöty irti myös tapahtumien suhteen!