Reilu peli – Näin kilpailutat tapahtumatoimiston

Tapahtumatoimistojen kilpailuttaminen on alan tapa. Asiakkaan kannattaa kuitenkin pitää mielessä muutama nyrkkisääntö, jotta kilpailutus on reilua ja järkevää kaikille osapuolille.

Jokainen tarjouspyyntö on tapahtumatoimistossa ilon aihe. Jokainen tarjouspyyntö tietää tapahtumatoimiston väelle myös rutkasti työtä. Tunteja palaa suunnitteluun ja laskelmien tekoon, rahaa 3D-kuvien ja muun havainnollistavan materiaalin tuottamiseen.

Kilpailutusvaiheessa tehtävästä työstä ei alalla ainakaan vielä toistaiseksi veloiteta asiakasta. Työn laadusta ei silti tingitä: potentiaaliselle asiakkaalle halutaan tarjota mahdollisimman hyvä ja kattava suunnitelma.

Ilmainen kilpailutus on alan käytäntö, jonka tapahtumajärjestäjät ovat joutuneet hyväksymään pelin säännöiksi. Miten pelistä tehdään tällöin reilua? Kuinka kilpailutus sujuu tehokkaasti ja kaikkia osapuolia tyydyttävällä tavalla? Se selviää tästä viiden kohdan vinkkilistasta.

  1. Valitse kilpailijat huolella

Monesti asiakas pyytää tarjouskilpailuunsa suuren määrän tapahtumatoimistoja. Määrä ei kuitenkaan korvaa laatua: sokkona ammuskelu todennäköisesti vain vaikeuttaa parhaan mahdollisen kumppanin löytämistä ja saattaa tuntua toimeksiannon parissa puurtavien toimistojen näkökulmasta jopa epäreilulta.

Uhraa muutama tunti pohjatyöhön, tutustu järjestäjien referensseihin ja arvoihin sekä haastattele parhailta tuntuvia toimijoita lyhyesti. Tältä pohjalta kilpailutukseen kannattaa valikoida vain pari sopivimmalta vaikuttavaa toimistoa. Mikä tärkeintä, näin vähennät myös omaa työmäärääsi.

  1. Älä pimitä budjettia

Kuten olemme jo aiemmin kirjoittaneet, puuttuu monista tarjouspyynnöistä kaikkein olennaisin suunnittelutyökalu – tapahtuman budjetti.

Asiakkaan toiveet täyttävää tapahtumaa on mahdotonta suunnitella, mikäli hintahaitarista ei ole edes summittaista tietoa. Kun budjetti on paperilla, osuvat suunnitelmat kerrasta maaliin, eikä aikaa kulu liian halvoiksi tai kalliiksi katsottujen vaihtoehtojen turhaan pyörittelyyn. 

  1. Ole valmis sitoutumaan

Kilpailutus ei tarkoita pelkkää tarjouspyynnön lähettämistä. Tapahtumajärjestäjiä kilpailuttavan asiakkaan tuleekin olla valmis sitoutumaan projektiin myös itse.

Tapahtuma koostuu lukemattomasta määrästä liikuteltavia palasia. Asiakas tulee tarjouspyyntöä lähettäessään harvoin ajatelleeksi niistä jokaista, eivätkä ne kaikki välttämättä edes mahdu yhdelle paperiarkille.

Valmistaudu siis siihen, että tarjouspyynnön vastaanottaja haluaa todennäköisesti saada lisätietoja esimerkiksi kasvokkaisessa tapaamisessa. Kokeneen tapahtumatoimiston väki osaa kysyä oikeat kysymykset, joiden avulla he saavat tarkan kuvan toiveistasi ja pystyvät luomaan tarpeisiisi sopivan tarjouksen.

  1. Anna aikaa

Muistathan antaa tapahtumajärjestäjälle riittävästi aikaa tarjouksen koostamiseen. Parhaat ideat eivät synny sormia napsauttamalla, eikä toimistojen ullakoilla ole patenttiratkaisuilla täytettyjä pohjattomia aarrearkkuja. Sitä paitsi vaikka tapahtumatoimistot varaavatkin aikaa tarjousten tekoon, on heillä sinun lisäksesi aina muitakin asiakkaita.

Hyvä nyrkkisääntö on antaa tapahtumatoimistolle tapahtuman laajuudesta riippuen 2–3 viikkoa aikaa tarjouksen koostamiseen. Mitä aikaisemmin olet liikkeellä, sitä parempi.

  1. Perustele valintasi

Kilpailulla voi olla vain yksi voittaja. Voittajalle soittaminen on aina mukavaa, mutta asiakkaan epäkiitollisena tehtävänä on ilmoittaa lopputuloksesta myös kilpailun häviäjälle.

Vähemmän miellyttävät asiat on kiusaus hoitaa meilitse, mutta tapahtumatoimistossa arvostetaan henkilökohtaista palautetta, joka selventää, miksi toteutus ei tällä kertaa osoittautunut valituksi. Näin palveluntarjoaja pääsee prosessoimaan tekemäänsä työtä ja osaa vastata jatkossa entistä paremmin tarpeisiisi. Tarjouksen eteen on nähty paljon vaivaa, joten kunnioita vaivannäköä siksikin lyhyttä meiliä perusteellisemmalla palautteella.

Varaa siis hieman aikaa myös kilpailutuksen päätösvaiheeseen. Sitä paitsi jos et alun alkaenkaan kilpailuta suurta määrää tapahtumatoimistoja, ei parin puhelun soittaminen jää myöskään aikapulan taakse.

*  *  *  *  *

Kun päätät ostaa tapahtumatoteutuksen, ole siis valmis panostamaan projektiin niin kilpailutusvaiheessa kuin sen jälkeenkin. Säästät joka tapauksessa reilusti aikaa verrattuna siihen, että tekisit kaiken itse.

Joskus itse tekeminen saattaa kuitenkin olla relevantti vaihtoehto.
Koska? Siitä kerromme seuraavassa, syyskuussa julkaistavassa blogissamme.