Katoavatko kohtaamisetkin digitalisoitumisen virtaan?

Tapahtuma-ala on elänyt pitkään voimakasta muutoksen aikaa. Olemme saaneet 12-vuotisen olemassaolomme aikana todistaa alan kehittymistä ja muovautumista – tuotantopainotteisista ja logistiikkakeskeisistä tapahtumista markkinointilähtöisiin, tuloshakuisiin ja sisältöpainotteisiin toteutuksiin. Vielä vuosituhannen vaihteessa tapahtumajärjestäminen oli monin paikoin logistista fasilitointia – tilojen, bändien ja buffien orkestroimista. Elettiin aikaa ennen teknistä vallankumousta – aikaa jolloin kutsulistaa hallinnointiin hampaat irvessä Excelin voimalla, 100- sivuisia kalvosulkeisia ihasteltiin seminaarikatsomoista ja verkostoituminen toteutettiin rusettiluistelun tyyliin numerolaput rinnuksissa. Keskiössä olivat elämykset ja kokemukset – aidot kohtaamiset. Sisältöosaamisesta puhuivat tuolloin vain muutamat hassut ja valaistuneet – hekin hiiskuen.

Loikkaus vuosikymmen eteenpäin ja lähimenneisyys tuntuu hävettävän kivikautiselta, ellei sitä olisi ollut itse todistamassa. Syy punasteluun johtuu digitaalisaation mukanaan tuomasta muutoksesta.

Valonnopeudella kehittynyt tekniikka on muuttanut voimakkaasti tapahtumakenttää tuoden mukanaan valtavasti uusia työkaluja ja mahdollisuuksia. Saatavilla on kutsunhallinta- ja ilmoittautumisalustoja, kyselytyökaluja, mobiilisovelluksia, viestiseinää, QR-tekniikkaa, lisätyn todellisuuden -ratkaisuja, sosiaalisen median kanavia vain muutaman mainitakseni. Digitaaliset ratkaisut mahdollistavat sen, että sisällöistä saadaan monipuolisempia, puhuttelevimpia ja kokemuksellisimpia. Samanaikaisesti tiedon helppo ja reaaliaikainen jakaminen on korostanut sisällöntuotannon keskeistä roolia.

Viime aikoina esille on noussut skenaarioita, joissa digitalisoitumisen ennustetaan syrjäyttävän perinteiset kohtaamiset. Tilalle povataan virtuaalisia tapahtumia, joihin osallistujat voivat ottaa osaa kotisohviltaan. Tällaisia skenaarioita kehitetään yhtä innokkaasti kuin aikana, jolloin konferenssipuhelujen uskottiin korvaavan face to face -palaverit lähes kokonaan.  Aika on kuitenkin näyttänyt, että henkilökohtaiset tapaamiset ovat pitäneet edelleen pintansa ja konferenssipuheluihin turvaudutaan enemmänkin silloin, kun ne ovat perusteltuja esimerkiksi maantieteellisten etäisyyksien vuoksi.

Samoin uskon käyvän myös tapahtumien saralla. Tapahtumissa on lopulta kyse kohtaamisista ja niiden vaikutuksista. Vaikka teknologinen kehitys etenee jättiharppauksin, täytyy kuitenkin muistaa mikä ja millainen kohde on tapahtumien keskiössä – ihminen.  Tapahtumien tavoitteena on aina vaikuttaa ihmisten asenteisiin ja käyttäytymiseen tavalla tai toisella. Face to face -kohtaamisissa on mahdollisuus tarjota kokemuksellisuutta, henkilökohtaisuutta sekä luoda tunnesiteitä määrätyssä ympäristössä määrättynä ajankohtana.

Uudet teknologiset innovaatiot rikastuttavat tapahtumia huomattavasti ja niiden avulla pystytään lisäämään tapahtumiin muun muassa interaktiivisuutta, vuorovaikutteisuutta ja osallistuvuutta. Pidetään kuitenkin mielessä, kuka palvelee ketä. Vanhaa sanontaa mukaillen, tekniikka on huono isäntä, mutta loistava renki!