Hybriditapahtumalla tavoitat yhdellä kertaa kaksi yleisöä

Hybriditapahtuma on online-tapahtuman ja livetapahtuman yhdistelmä, jossa osallistujat voivat valita itselleen mieluisimman osallistumistavan. Se on asiakaslähtöinen vaihtoehto, jossa osallistujien toiveet ovat keskiössä – Parhaimmillaan hybriditapahtuma on elämys, jolla tavoitat laajan yleisön ja hurmaat osallistujat sekä tapahtumapaikalla että ruudun välityksellä.

Suunnittelemme ja toteutamme yrityksille tapahtumia hybridimuodoissa, kuten seminaareja, vuosijuhlia, lanseerauksia, henkilöstöjuhlia, koulutuksia, messuja – kaikkia niitä tilanteita, joita kohtaamiseksi kutsutaan.

Hybriditapahtumien suosio kasvaa ja niillä on lisäksi usein korkeampi osallistumisaste kuin live- tai virtuaalitapahtumilla. Miksi et siis kokeilisi hybriditapahtumaa? Tartu mahdollisuuteen, me autamme!

Hybriditapahtumat palvelevat paremmin

Hybriditapahtumat pyrkivät tarjoamaan kaikille osallistujille tasavertaisen, elämyksellisen ja ennen kaikkea yhtenäisen osallistujakokemuksen. Sen toteutuminen puolestaan vaatii tapahtumanjärjestäjältä kykyä ymmärtää fyysisen ja etäosallistumisen erilaisuus, vaikka tapahtuman sisältö onkin molemmille sama.

Vastoin luuloja, hybriditapahtumat eivät ole vain lavalla tapahtuvan ohjelman striimausta etäosallistujille. Niiden järjestämisessä huomioidaan aina kahden eri yleisön tarpeet ja elämyksellisyys. Yhtenäisen kokemuksen luomiseksi hybriditapahtumissa paikalle saapuvilla on mobiililaite oletetusti aina pääasiallinen laite mm. tapahtumaan liittyvässä vuorovaikutuksessa. Myös livetapahtumassa voidaan liikkua ja toimia digialustalla, jolloin tapahtumakokemus sekoittuu todellisuuden ja verkon välillä.

Tiedätkö, miten puhutella tapahtumasi yleisöä, joka on samanaikaisesti livenä että online?

Ei huolta, meillä on siihen keinot! Ota siis yhteyttä, niin luodaan vaikuttava ja toiveitanne vastaava hybriditapahtuma!

Hybriditapahtuman hyötyjä:

Osallistujakeskeisyys

Ekologisuus

Skaalautuvuus

Helppo materiaalien jako ja hallinta

Korkeampi osallistumisaste

Kustannusten ja riskien hallinta

Tasavertainen osallistujakokemus

Hybriditapahtumalla osallistujamäärä ylös

Etätyön myötä ihmiset tottuivat virtuaalitapahtumiin ja tapahtumamallin hyötyihin, kuten paikkariippumattomuuteen, tehokkuuteen sekä ajansäästöön. Osa taas kaipaa jatkossakin livetapahtumia aistielämyksineen. Vaikka livetapahtumat ovat jälleen mahdollisia, osallistujat haluavat säilyttää valinnanvapautensa ja osallistua tapahtumiin itselleen mieluisalla tavalla. Ei siis ihme, että näiden yhdistelmän eli hybriditapahtuman suosio kasvaa!

Virtuaalisuus ei ainoastaan palvele etäkatsojia, vaan tuo myös paikan päällä osallistuville uuden ulottuvuuden ja yhtenäistää tapahtuman osallistujakokemuksen. Hybriditapahtumaan tehty digialusta mahdollistaa helpon tiedonkulun, vuorovaikutuksen ja verkostoitumisen osallistujille. Lisäksi tarjolla on myös pääsy materiaaleihin ja tapahtuman tallenteeseen sekä muita työkaluja aina digikäyntikorteista workshoppeihin, virtuaalisiin näyttelyihin ja messuosastoihin. Juuri helppouden vuoksi osallistumisaste on usein parempi kuin fyysisessä tapahtumassa.

Tunnistatko tapahtumajärjestäjänä hybridimallin mahdollisuudet?

Mitä sitten tapahtumajärjestäjä hyötyy lisäsatsauksesta hybridimalliin? Kustannustehokkuuden sekä kasvaneen osallistujamäärän lisäksi digialusta mahdollistaa tehokkaan viestinnän, tiedonkeruun ja vaikuttamisen. Verkkoalustalle voidaan tuottaa sisältöä, mitä paikan päällä ei ole mahdollista näyttää tai jakaa – hybriditapahtuman sivussa voidaankin puhua monitapahtumatuotannosta. Verkkoalustalla voi tapahtuman ohella olla vaikka samanaikaisesti showroom tai messut käynnissä. Äänestyksillä, ennakkotehtävillä, workshopeilla, kyselyillä ja chatin kautta osallistujilta voidaan kerätä arvokasta tietoa – Datankeruu ja tiedonhallinta onkin yksi tapahtumamallin valtteja. Alustalla voidaan kätevästi hoitaa esimerkiksi rekisteröinti ja tapahtuman viestintä. Verkkoalusta voi olla auki ennen ja jälkeen tapahtuman, jolloin myös varsinaisen tapahtuman elinkaari pitenee. Pitkään saatavilla olevat laadukkaat sisällöt kasvattavat tapahtuman vaikuttavuutta, sitouttavat ja rakentavat positiivista brändimielikuvaa.

Olemme tehneet runsaasti erilaisia hybriditapahtumia ja käytössämme on parhaat online-alustat vaativiinkiin toteutuksiin. Konseptointi ja suunnittelu, sisällöntuotanto, projektijohto, tapahtumatuotanto ja sen ohjaus… meiltä onnistuu kaikki avaimet käteen -periaatteella!

Miltä hybriditapahtuma voisi näyttää?

Katso referenssejä hybriditapahtumista

Elisa ICT Day 2021

Normet Mining Innovation Days 2021

Suunnittelussa osallistujakokemus tulee ensin – Hybriditapahtuman ABC

  • Luo yhtenäinen tapahtumakokemus
    Tapahtuman osallistujakokemus on ensiarvoisen tärkeää ja siihen kannattaa panostaa. Hybriditapahtuman sisällön, vuorovaikutuksen ja viestinnän suunnittelu vaatii huomattavasti enemmän kuin pelkän virtuaali- tai livetapahtuman kohdalla. Viestintä, osallistujien rekisteröinti, sisällöt ja niiden jakelu, vuorovaikutus tapahtuman aikana, tauotus, moderoinnit sekä juonnot tulee suunnitella molemmat yleisöt huomioiden.
  • Valitse hybriditapahtumiin sopiva alusta
    Tekniikan toimivuus on perusedellytys hybriditapahtuman toteuttamiselle. Tekniikan tulee palvella molempia yleisöjä ja sopiva hybridialusta tekee osallistujakokemuksesta tasa-arvoisen kaikille. Hybriditapahtuma-alustan mobiilisovelluksen kautta myös liveyleisö voi osallistua helposti chat-keskusteluihin, äänestyksiin ja pienryhmiin etäosallistujien kanssa.
  • Sitouta osallistujat aktivoinneilla
    Koska virtuaaliosallistujien on helppo poistua tapahtumasta yhdellä napin painalluksella, kannattaa osallistujien sitouttaminen suunnitella tarkasti etukäteen. Erilaiset aktivoinnit, kuten kyselyt, äänestykset, kysymysten esittäminen puhujille, työpajat sekä mielenkiintoiset online-sisällöt aktivoivat yleisöä ja lisäävät osallistumismotivaatiota ja yhteisöllisyyttä.

Mistä hybriditapahtuman kustannukset muodostuvat?

Hybriditapahtuman järjestäminen ei välttämättä ole kalliimpi vaihtoehto kuin pelkän livetapahtuman järjestäminen. On totta, että kahden eri yleisön huomioimisesta muodostuu uusia kustannuksia, mutta toisaalta hybriditapahtuman järjestäjä säästää helposti tila- ja matkakuluissa.

Hybridimallissa lisäkustannuksia aiheutuu sisältöjen suunnittelusta, valitusta online-alustasta, esitysten tarjoamista alustalla, tekniikan järjestämisestä paikan päällä, tuotannosta sekä mahdollisesti erillisen juonnon järjestämisestä online- ja liveyleisöille.  Sen sijaan säästöjä voidaan saavuttaa toisaalla. Esimerkiksi tapahtumatila voi olla pienempi, koska paikalla on vähemmän yleisöä. Näin ollen myös tarjoiluja ja henkilökuntaa tarvitaan mahdollisesti vähemmän. Säästöjä voi syntyä myös etänä osallistuvien puhujien majoitus- ja matkakustannuksista. Koska kaikkien osallistujien ei tarvitse matkustaa, voi samalla budjetilla hybriditapahtuman osallistujamäärä olla kokonaisuudessaan suurempi.

Mietitkö hybriditapahtuman järjestämistä? Kerro meille tarpeistasi niin suunnitellaan yhdessä budjettiisi sopiva kokonaisuus.


Hybridi on varautumista muuttuviin tilanteisiin

Hybriditapahtuma on riskittömämpi vaihtoehto järjestää tapahtuma erityisesti epävarmoina aikoina. Virtuaalista tapahtumaa ei tarvitse perua rajoitusten astuessa kuvioihin ja tapahtumamalli skaalautuu suurellekin yleisömäärälle. Kun tilan koko ei rajoita osallistujamäärää, viime hetken ilmoittautumispiikit tai peruutukset eivät vaikuta tapahtuman onnistumiseen.  

Tartu hybriditapahtuman mahdollisuuteen!  

  • Tapahtumajärjestäjä
  • Yritystapahtumat
  • Tapahtumatuotanto
  • Tapahtumamarkkinointi
  • Tapahtumatoimisto
  • Copyright © 2022 Sisters Inc. All Rights Reserved.