Sistersin blogi
12.2.2019

10 keinoa mokata tapahtuma

Blogikuva

Tapahtuma voi tehdä lähtemättömän vaikutuksen sekä sinuun että kohderyhmääsi – mutta millaisen vaikutuksen?

Listasimme 10 varoittavaa esimerkkiä, joita onnistunutta tapahtumaa tavoittelevan kannattaa välttää.

Tapahtuman suunnittelu myöhään

1. Aloita tapahtuman suunnittelu mahdollisimman myöhään, jotta voit kokea suurta ahdistusta ja stressiä tapahtumaa edeltävinä viikkoina.

2. Unohda tapahtuman syyt ja tavoitteet. Riittäähän se, että juhlissa on hauskaa!

3. Aseta tapahtumalle hyvin tarkka budjetti, ja kun loppusuoralla iskee paniikki, hyväksy kaikki ylitykset.

4. Oleta, että jokainen henkilökunnastasi ja asiakkaistasi ilmoittautuu tapahtumaan. He ovat odottaneet tätä nimenomaista kutsua ja ovat näin ollen kiitollisia ja onnellisia saadessaan saapua paikalle.

5. Yritä välittää tapahtumassasi mahdollisimman monta viestiä. Näin luot luo vain mielenkiintoisen ja värikkään ”viestien sinfonian”, josta jokainen vieraasi on varmasti perillä.

6. Oleta, että vieraasi pärjäävät keskenään ja keskity hauskanpitoon ihmisten kanssa, jotka tunnet jo entuudestaan. Tulee niitä oivallisia myyntitilanteita muitakin!

7. Suunnittele tapahtuma oman mielesi mukaan. Valitse viihde ja tarjoilut, joista nimenomaan itse pidät – ei sillä ole hirveästi väliä, mitä muut ovat mieltä!

8. Älä epäröi esitellä pidennettyä vuosikatsausta tai yritysesittelyä – tämä on juuri se ilta, jossa sadan kalvon Power Point -esitys toimii. Näin varmistat, että kaikki viihtyvät!

9. Älä mittaa tapahtumasi tulosta. Sinulla on varmasti hyvä intuitio, joten osaat kyllä erottaa hyvän tapahtuman huonosta.

10. Tee kaikki itse – ideointi, valmistelut, yhteydenotot, budjetointi, logistiikka, viihde, tarjoilut… Jos haluat saada jotain aikaiseksi, on parasta tehdä se itse, koska eihän sinulla ole mitään muutakaan tekemistä.

Jaa somessa
19.12.2018

Missä vieraat? – Näin nollaat no-show’n

no-show

Pöydät notkuvat herkuista ja musiikki soi, mutta tapahtumassa harhailee vain kourallinen vieraita. Olet joutunut tapahtuma-alaa kiusaavan vitsauksen, no-show’n uhriksi! Onneksi harmillinen ilmiö on mahdollista selättää. Me kerromme, miten se onnistuu.

No-show eli tapahtumaan ilmoittautuminen, mutta peruuttamatta ja saapumatta jättäminen näkyy monessa.

Tila voi jäädä osallistujamäärään nähden liian suureksi, mikä latistaa tunnelmaa ja mahdollisesti myös maksaa järjestäjälle ylimääräistä. Tapahtuman vetonaulaksi hankitut esiintyjät, myyntiedustajat ja sponsorit saattavat turhautua pieneen osallistujamäärään ja miettiä seuraavaa osallistumistaan entistä tarkemmin.

Lattea tunnelma voi vaikuttaa negatiivisesti brändikuvaan, jota onnistunut tapahtuma kirkastaisi. Lisäksi tarjoiluhävikistä tulee turhaa työtä ja kuluja sekä kokille, järjestäjälle että ympäristölle. Mikä tärkeintä, järjestävän tahon tavoitteet eivät no-show’n riivaamassa tapahtumassa todennäköisesti toteudu optimaalisella tasolla.

No-show’n ei kuitenkaan kannata olla esteenä tapahtuman järjestämiselle. Saat sen kuriin seuraavin ammattilaisneuvoin.

Iske kohdennetulla sisällöllä

Kenelle järjestät tapahtuman? Kenelle tapahtumaa markkinoidaan ja ketkä ovat kutsuvieraslistalla?

Kun tunnet kohderyhmäsi, tunnet myös sen tarpeet ja kiinnostuksenkohteet. Kohdenna tapahtuman sisältö osallistujien mukaan ja pidä sisältöä suunnitellessasi tapahtuman tavoite kirkkaana mielessäsi.

Kun sisältö on vetovoimaista ja aidosti kiinnostavaa, tapahtumavieras todennäköisemmin uhraa kallisarvoisesta vapaa-ajastaan pari tuntia ja peruu tulonsa vain todellisen esteen sattuessa.

Koukuta kutsulla ja helpolla ilmoittautumisella

Tapahtumakutsusta tulee selvitä, mitä, missä ja milloin tapahtuu. Silloin kutsuttavan on helppo päätellä, kiinnostaako tapahtuma häntä ja pääseekö hän paikalle. Ideaalitilanteessa kutsu herättää kiinnostuksen tapahtumaa kohtaan tavalla, joka säilyy ilmoittautumishetkeä pidemmälle – aivan tapahtumapaikan kynnykselle saakka.

Tapahtumaan ilmoittautumisen on oltava helppoa, nopeaa ja vain muutaman klikkauksen päässä. Mikäli kutsuttava joutuu ponnistelemaan ilmoittautuakseen, saattaa hän jättää osallistumisen alusta alkaenkin sikseen.

Huomioithan aina myös tapahtuman ajankohdan. Mikäli mahdollista, älä sijoita tapahtumaasi päivälle, jona se joutuu kilpailemaan samoista osallistujista muiden samantyylisten tapahtumien kanssa.

Muistuta tapahtumasta ja hehkuta sisältöä

Kannattaa aina olettaa, että kutsuttavat ovat hajamielisiä ja kiireisiä ihmisiä, joilla on monta rautaa tulessa – muista siis aina muistuttaa ilmoittautuneita lähestyvästä tapahtumasta.

Sisällöstä viestiminen ilmoittautumisen ja tapahtuman välillä kannattaa muutenkin: sen lisäksi, että tapahtuma pysyy tulevien vieraiden mielessä, myös sen houkuttelevuus pysyy korkealla, mikä omalta osaltaan vähentää no-show’ta.

Tapahtuma-alalla tilanne elää viime minuuteille saakka, eikä yllättäviltä esteiltä voi välttyä. Siksi myös peruuttamisen tulee olla helppoa.

Tarjoa ilmoittautuneille aktiivisesti peruutusmahdollisuutta, vaikka se saattaakin tuntua ristiriitaiselta. Pyydä osallistujaa peruuttamaan osallistumisensa esteen sattuessa ja ilmaise, että peruuttaminen on hyväksyttävää, kunhan sen muistaa tehdä tiettyyn päivämäärään mennessä.

Tällöin järjestäjä osaa varautua oikeanlaiseen osallistujamäärään ja tehdä tarvittavat viime hetken muutokset, joilla no-show’n harmillisilta lieveilmiöiltä voidaan välttyä.

… Tämän jälkeen voitkin nauttia onnistuneesta tapahtumasta!

Jaa somessa
9.11.2018

Kurkistus tapahtuma-alan kulisseihin

Tapahtumatuottaja Pepita Tamminen

Tapahtumatuottaja Pepita Tammisen arki maailman viidenneksi stressaavimmassa ammatissa on useiden tuotantojen samanaikaista hallintaa, rautaisia hermoja ja onnistumisista kumpuavaa palkitsevuuden tunnetta.

Pepita Tamminen on kuulunut Sistersin tehotiimiin jo reilut kolme vuotta. Mikkelissä kulttuurituotantoa opiskellut nainen tähtäsi opintojensa alusta saakka yritystapahtumien pariin ja löysi tiensä Sistersille opintojensa erikoistumisharjoitteluvaiheessa. Puolen vuoden harjoittelu jatkui ensin assistentin ja kiireapulaisen töillä, pari vuotta sitten työsuhde muuttui vakituiseksi ja titteli tuottajaksi.

Mutta mitä tapahtumatuottajan toimenkuvaan oikeastaan kuuluu?

– Tähän on vaikea antaa tyhjentävää vastausta. Normaalia, päivästä tai viikosta toiseen toistuvaa tavanomaista työpäivää ei tuottajalla ole, Pepita toteaa.

– Tuottajan työnkuva vaihtelee asiakkaiden ja toimeksiantojen mukaan laidasta laitaan. Tapahtuma voi olla kaikkea pienestä aamiaisseminaarista tuhansien ihmisten asiakastapahtumaan ja sen voi tilata yhtä lailla rakennusfirma kuin lakitoimistokin. Tuottajalla on oltava tietoa ja ymmärrystä eri toimialoista, asiakkaiden arvoista sekä heidän tavoitteistaan, jotta oikeanlaista tilaisuutta voi tiimin kanssa ylipäänsä lähteä ideoimaan.

Tuottajan tehtävät vaihtelevat myös työnantajittain. Sistersillä tuottaja osallistuu tapahtuman suunnitteluun alusta loppuun asti, mikä tekee työstä entistä monipuolisempaa.

– Tarjouspyynnön tultua olen tiimin jäsenenä suunnittelemassa asiakkaan toiveiden mukaista tapahtumaa. Lisäksi koostan yhdessä plannerin kanssa fyysisen tarjouksen kustannusarvioineen, Pepita selvittää.

– Jos tarjous menee läpi, ryhdyn tiiviiseen yhteydenpitoon sekä asiakkaan että eri alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Työhöni kuuluu tapahtuman koko kaari ennakkomarkkinoinnista kutsuprosessiin ja käytännön toteutuksesta jälkiviestintään. Huolehdin niin tapahtumalle asetettujen tavoitteiden toteutumisesta kuin logistiikastakin – toisin sanoen siitä, että laiva kulkee koko ajan oikeassa kurssissa.

Tuottajan työ vaatii pokerinaamaa ja sisäistä zeniä

Tuottajan arki – mainetta, kunniaa ja päättymättömiä julkkisjuhlia?

Loisteliaat tapahtumakulissit saavat monet glorifioimaan tuottajan työtä.

– Siellä se vaan juhlii aamusta iltaan ja hengaa julkkisten kanssa, Pepita nauraa yleiselle stereotypialle.

Totuus on kuitenkin toisenlainen. Yhdysvaltalainen CareerCast.com-sivusto panee vuosittain järjestykseen maailman stressaavimmat ammatit. Tapahtuma-ammattilaiset keikkuvat jatkuvasti kärkikahinoissa – tänä vuonna sijoitus listalla oli viides. Edelle menivät vain sotilaat, palomiehet, lentäjät ja poliisit.

Pepita allekirjoittaa amerikkalaisväitteen ammatin vaativuudesta:

– Pääsääntöisesti työskentelen yhdeksästä viiteen, mutta tuotannon ja rakennuksen aikana työpäivät venyvät ja paukkuvat, hän myöntää.

– Tuottajan käsissä on samanaikaisesti monta lankaa monesta päällekkäisestä tuotannosta. Asiakkaalle tämä ei kuitenkaan saa näkyä. Hänelle juuri hänen tapahtumansa on se kaikkein tärkein, ja siksi minun tulee olla aina valmiina vastaamaan hänen kysymyksiinsä ja edistämään hänen asiaansa.

Myös odottamattomia tilanteita sattuu. Ja jos tapahtuman kulisseissa kuohuukin, se ei saa missään vaiheessa näkyä tapahtumavieraille.

– Viimeksi löysin itseni tilanteesta, jossa iltajuhlan keskiössä olevaa flyygeliä oli luvatta siirretty. Soitin oli mennyt siirrossa epävireeseen, mikä huomattiin kolme tuntia ennen ensimmäisen nuotin soittamista ja tunti ennen tapahtuman ovien avautumista, Pepita kertaa.

– Kaikki pianonvirittäjät olivat varattuja ja soitinvuokraamot kiinni. Lopulta löysimme kuin ihmeen kaupalla puolalaisen pianonvirittäjän, joka ampaisi paikalle ja viritti flyygelin tapahtumavieraiden verkostoituessa viereisessä salissa.

Lähes mahdottomasta aikataulusta ja hienoisesta kielimuuristakin huolimatta flyygeli saatiin vireeseen ja virittäjä vaihdettua soittajaan juuri ennen h-hetkeä.

– Tilanteessa vaadittiin todellista pokerinaamaa ja sisäistä zeniä. Ne ovat hyviä ominaisuuksia jokaiselle tuottajalle.

Ei työ, vaan elämäntapa

Tiikeri ei pääse raidoistaan aina työn ulkopuolellakaan. Vapaalla ollessaan Pepita urheilee ja käy keikoilla.

– Keikalla huomaan aina katselevani, miten esimerkiksi valot on toteutettu ja miten yleisö otetaan huomioon. Kyllä se tuottaja vaan on vapaa-aikanakin takaraivossa, Pepita hymähtää.

– Välillä mietin itsekin, miten pystyn kaikkiin työni vaatimiin asioihin ja miten intohimoni tapahtumiin kaiken hektisyyden keskellä säilyy. Kai vastaus on siinä, ettei tämä ole pelkkää työtä – tämä on elämäntapa.

Mieluisintakaan työtä ei silti jaksa, jollei se ole palkitsevaa. Pepitan mukaan paras palkinto odottaa tapahtuman käynnistyessä.

– Palkitsevinta tässä työssä on nähdä valmis tapahtumakokonaisuus, jossa on saanut olla alusta saakka mukana suunnittelemassa, päättämässä ja toteuttamassa. Kun asiakkaan odotukset vielä ylittyvät, voi tuottaja hyvillä mielin onnitella itseään.

Jaa somessa
27.9.2018

Ammattilaistoteutus vai tee se itse -tapahtuma?

Kannattaako tapahtumatotutus ostaa ammattilaiselta

Tapahtumatoteutuksen ostaminen ammattilaiselta kannattaa aina. Vai kannattaako sittenkään? Todelliset ammattilaiset tekevät tuloksellisia tapahtumia, mutta uskaltavat kertoa asiakkaalle senkin, jos omin voimin toteutettu tilaisuus on tämän kannalta parempi vaihtoehto.

Tapahtuma tulossa? Toteutus haussa? Tapahtumatoimiston palvelut houkuttelevat – vai kannattaisiko tapahtuma järjestää kuitenkin itse?

Suurissa tapahtumatoteutuksissa on lukemattomia liikkuvia osia. Huolehtia tulee muun muassa kutsuprosessista ja kohderyhmäanalyysista, tapahtuman mahdollisesti hyvinkin haastavasta sisällöstä, ilmeestä, konseptoinnista ja markkinointiviestinnästä – tilavuokraa, tarjoiluita, esiintyjiä, tekniikkaa ja logistiikkaa tietenkään unohtamatta. Jotta tapahtumalla päästään sille asetettuihin tavoitteisiin, tulee kaiken toimia ja kokonaisuuden olla saumaton.

Ammattitaitoinen tapahtumajärjestäjä on tällaisten kokonaisuuksien rautainen asiantuntija. Mitä enemmän tapahtumalla on alihankkijoita, sitä monimutkaisempaa tapahtuman järjestäminen on. Ammattilaisella on kokemus, rutiini ja tarvittavat verkostot, joiden avulla palapeli valmistuu vaivatta.

Tapahtumaa suunniteltaessa kannattaakin aina kysyä, tuoko alan ammattilaisen käyttäminen toteutukseen sisällöllistä, ajankäytöllistä tai logistista lisäarvoa. Suurten ja kunnianhimoisten tapahtumien kyseessä ollessa vastaus on lähtökohtaisesti myönteinen ja tapahtumajärjestäjän käyttäminen kaikin puolin tarpeellista.

Asiansa osaava tapahtumajärjestäjä ei kuitenkaan myy osaamistaan turhaan. Hänellä on perusteet painottaa osaamisensa merkitystä, mutta myös rohkeutta ja rehellisyyttä sanoa, mikäli hän ei näe osaamisensa tuovan tapahtumaan riittävää lisäarvoa.

Tee se itse -tapahtuman askelmerkit

Mikäli budjetti on pieni, osallistujamäärä maltillinen ja tapahtuman tarkoituksena pelkkä hauskanpito, on tee se itse -tapahtuma harkinnan arvoinen vaihtoehto.

Peruspuitteet tarjoavien tapahtumatilojen ja mutkattomasta murkinasta huolehtivien catering-yritysten itsenäinen löytäminen on verrattain helppoa. Monesti tarvitsee sitä paitsi löytää vain toinen, sillä alan toimijoilla on laajat kumppaniverkostot. Niistä löytyy yleensä suosituksia myös illan esiintyjiksi, mikäli sellaisia rennon yhdessäolon kupeeseen edes kaivataan.

Pienellä budjetilla kannattaa huolehtia perustarpeet kuntoon. Tapahtumatoimiston täysimittaisen palvelukattauksen sijaan fiksumpi ratkaisu saattaakin olla astetta parempien tarjoilujen tai parin ylimääräisen drinkkilipun ostaminen. Niillä saavutetaan yleensä se, mitä tämän kaltaisista tapahtumista lähdetään hakemaankin: hauska ilta ja hyvät muistot.

Tukea konsultaatiopalvelusta

Tapahtumajärjestäjän arvokkain osaamisalue on hänen tietopääomansa. Mikäli haluat olla varma omatoimitapahtumasi onnistumisesta, kannattaa ylimääräinen raha sijoittaa ammattilaisen tarjoamaan konsultaatiopalveluun.

Parin tunnin konsultaatiopalvelussa tapahtuma-ammattilaiset ohjeistavat, miten pienehkö tapahtuma toteutetaan helposti ja yksinkertaisesti omin voimin. Sen jälkeen tee se itse -tapahtumakin on määrätty vain onnistumaan!

Jaa somessa
28.8.2018

Näin kilpailutat tapahtumatoimiston

Tapahtumatoimistojen kilpailuttaminen on alan tapa. Asiakkaan kannattaa kuitenkin pitää mielessä muutama nyrkkisääntö, jotta kilpailutus on reilua ja järkevää kaikille osapuolille.

Jokainen tarjouspyyntö on tapahtumatoimistossa ilon aihe. Jokainen tarjouspyyntö tietää tapahtumatoimiston väelle myös rutkasti työtä. Tunteja palaa suunnitteluun ja laskelmien tekoon, rahaa 3D-kuvien ja muun havainnollistavan materiaalin tuottamiseen.

Kilpailutusvaiheessa tehtävästä työstä ei alalla ainakaan vielä toistaiseksi veloiteta asiakasta. Työn laadusta ei silti tingitä: potentiaaliselle asiakkaalle halutaan tarjota mahdollisimman hyvä ja kattava suunnitelma.

Ilmainen kilpailutus on alan käytäntö, jonka tapahtumajärjestäjät ovat joutuneet hyväksymään pelin säännöiksi. Miten pelistä tehdään tällöin reilua? Kuinka kilpailutus sujuu tehokkaasti ja kaikkia osapuolia tyydyttävällä tavalla? Se selviää tästä viiden kohdan vinkkilistasta.

1. Valitse kilpailijat huolella

Monesti asiakas pyytää tarjouskilpailuunsa suuren määrän tapahtumatoimistoja. Määrä ei kuitenkaan korvaa laatua: sokkona ammuskelu todennäköisesti vain vaikeuttaa parhaan mahdollisen kumppanin löytämistä ja saattaa tuntua toimeksiannon parissa puurtavien toimistojen näkökulmasta jopa epäreilulta.

Uhraa muutama tunti pohjatyöhön, tutustu järjestäjien referensseihin ja arvoihin sekä haastattele parhailta tuntuvia toimijoita lyhyesti. Tältä pohjalta kilpailutukseen kannattaa valikoida vain pari sopivimmalta vaikuttavaa toimistoa. Mikä tärkeintä, näin vähennät myös omaa työmäärääsi.

2. Älä pimitä budjettia

Kuten olemme jo aiemmin kirjoittaneet, puuttuu monista tarjouspyynnöistä kaikkein olennaisin suunnittelutyökalu – tapahtuman budjetti.

Asiakkaan toiveet täyttävää tapahtumaa on mahdotonta suunnitella, mikäli hintahaitarista ei ole edes summittaista tietoa. Kun budjetti on paperilla, osuvat suunnitelmat kerrasta maaliin, eikä aikaa kulu liian halvoiksi tai kalliiksi katsottujen vaihtoehtojen turhaan pyörittelyyn.

3. Ole valmis sitoutumaan

Kilpailutus ei tarkoita pelkkää tarjouspyynnön lähettämistä. Tapahtumajärjestäjiä kilpailuttavan asiakkaan tuleekin olla valmis sitoutumaan projektiin myös itse.

Tapahtuma koostuu lukemattomasta määrästä liikuteltavia palasia. Asiakas tulee tarjouspyyntöä lähettäessään harvoin ajatelleeksi niistä jokaista, eivätkä ne kaikki välttämättä edes mahdu yhdelle paperiarkille.

Valmistaudu siis siihen, että tarjouspyynnön vastaanottaja haluaa todennäköisesti saada lisätietoja esimerkiksi kasvokkaisessa tapaamisessa. Kokeneen tapahtumatoimiston väki osaa kysyä oikeat kysymykset, joiden avulla he saavat tarkan kuvan toiveistasi ja pystyvät luomaan tarpeisiisi sopivan tarjouksen.

4. Anna aikaa

Muistathan antaa tapahtumajärjestäjälle riittävästi aikaa tarjouksen koostamiseen. Parhaat ideat eivät synny sormia napsauttamalla, eikä toimistojen ullakoilla ole patenttiratkaisuilla täytettyjä pohjattomia aarrearkkuja. Sitä paitsi vaikka tapahtumatoimistot varaavatkin aikaa tarjousten tekoon, on heillä sinun lisäksesi aina muitakin asiakkaita.

Hyvä nyrkkisääntö on antaa tapahtumatoimistolle tapahtuman laajuudesta riippuen 2–3 viikkoa aikaa tarjouksen koostamiseen. Mitä aikaisemmin olet liikkeellä, sitä parempi.

5. Perustele valintasi

Kilpailulla voi olla vain yksi voittaja. Voittajalle soittaminen on aina mukavaa, mutta asiakkaan epäkiitollisena tehtävänä on ilmoittaa lopputuloksesta myös kilpailun häviäjälle.

Vähemmän miellyttävät asiat on kiusaus hoitaa meilitse, mutta tapahtumatoimistossa arvostetaan henkilökohtaista palautetta, joka selventää, miksi toteutus ei tällä kertaa osoittautunut valituksi. Näin palveluntarjoaja pääsee prosessoimaan tekemäänsä työtä ja osaa vastata jatkossa entistä paremmin tarpeisiisi. Tarjouksen eteen on nähty paljon vaivaa, joten kunnioita vaivannäköä siksikin lyhyttä meiliä perusteellisemmalla palautteella.

Varaa siis hieman aikaa myös kilpailutuksen päätösvaiheeseen. Sitä paitsi jos et alun alkaenkaan kilpailuta suurta määrää tapahtumatoimistoja, ei parin puhelun soittaminen jää myöskään aikapulan taakse.

Jaa somessa
8.6.2018

Suomen suvi – uhka vai mahdollisuus?

Suomen kesä voi joskus yllättää

Suomen kesä on kaunis – ja vitsin mukaan myös vähäluminen. Uskaltaako kesätapahtumat viedä ulos sään armoille?

Kesäkuukausina tapahtumat tekee mieli järjestää ulkona, mutta entä jos sää tekee tepposet ja taivaalta vihmoo vettä? Olisiko vain viisainta pelata varman päälle ja pysytellä sisätiloissa?

Älä anna uhkakuvien latistaa suunnitelmaasi täydellisestä ulkotapahtumasta. Unelmoi kauniista kesäpäivästä ja vie tilaisuutesi rohkeasti sinisen taivaan alle. Oikeanlaisella varasuunnitelmalla varmistat täydellisen elämyksen kaikissa sääolosuhteissa.

Entäs jos sataa?

Jos säätiedotus näyttää sadetta, pystytä pihamaalle tarvettasi vastaava juhlateltta. Oikeanlaisella somistuksella siitä tulee käden käänteessä tapahtuman viihtyisä sydän, jossa vieraat voivat nauttia raikkaasta ulkoilmasta ja sateen tunnelmallisesta ropinasta. Teltassa tunnelma tiivistyy – ja sää jos mikä on suomalaisten keskustelunavausaihe numero yksi!

Varaa tapahtumavieraille giveaway-lahjoiksi myös logollasi varustettuja sateenvarjoja, joilla he suojaavat itsensä siirtymien aikana ja kotimatkalla. Laadukas sateenvarjo on mieluinen lahja ja näkyy katukuvassa pitkään.

Entäs jos viluttaa?

Pilvinen päivä tai pohjoistuuli voi panna kesämekkoihin ja kevyisiin puvuntakkeihin sonnustautuneet tapahtumavieraat värjöttelemään. Kumoa viileyden kangistava vaikutus tarjoamalla vieraille esimerkiksi vilttejä, tuulenpitäviä takkeja ja lämmintä juotavaa.

Älä unohda myöskään infrapunalamppuja – niiden alla viileämpikin kesäpäivä muuttuu hetkessä lämpöiseksi.

Entäs jos paahtaa?

Aurinkoinen kesäpäivä tarjoaa tapahtumalle täydelliset puitteet, mutta joskus liikakin on liikaa. Muistivatko tapahtumavieraat suojautua paahtavalta auringolta?

Huolehdi, että vieraillasi on mahdollisuus viettää aikaa myös varjossa ja jaa heille pieniä aurinkorasvapulloja, joista he voivat lisätä suojaa tarpeen mukaan.

Etenkin veneiltäessä myös silmien suojaaminen on tärkeää. Mitäpä jos vieraita odottaisivat laivan kannella paitsi tervetuliaisjuomat, myös uudet aurinkolasit?

Kerro oikeanlaisesta varustuksesta!

Me kaikki olemme kuulleet säänmukaisesta pukeutumisesta – ja toisaalta myös kutsuihin liitettävästä pukukoodista. Kerro myös ulkotapahtumaan saapuville vieraillesi, millä tavalla pukeutuneina he saavat tilaisuudesta kaiken irti.

Suomalaiset eivät onneksi ole sokerista. Olemme tottuneet monenlaisiin säätiloihin, ja useimmiten säätä tärkeämpää on itse tapahtuma, sen sisältö ja siellä vietetty aika. Kauempaa tuleville vieraille Suomen sää on sen sijaan silkkaa eksotiikkaa kaikissa muodoissaan.

Todennäköisesti kesätapahtumaasi hellii aurinko, mutta mikäli kohdalle osuu rajuilma, saattavat vieraiden odotukset silti ylittyä. Joskus unohtumattomimmat tapahtumaelämykset syntyvät nimenomaan odottamattomista tilanteista – ja siitä, miten ne hyvin ammattilainen ne ratkaisee.

Jaa somessa
27.4.2018

Tarjouspyynnöstä täydelliseen tapahtumaan

Tarjouspyynnöstä täydelliseen tapahtumaan

Mitä tapahtuman ostajan on hyvä tietää? Miten kierrät tarjouspyynnön tavallisimmat kompastuskivet ja tanssahtelet kohti täydellistä tilaisuutta? Näillä vinkeillä säästät aikaa ja rahaa sekä autat tapahtumajärjestäjää toteuttamaan visiosi.

Anna budjetin näkyä

Tapahtumatoimistot saavat paljon tarjouspyyntöjä, joista puuttuu kaikkein olennaisin suunnittelutyökalu: budjetti.

Välillä asiakas ei halua kertoa, kuinka paljon tapahtumatoteutukseen on varattu rahaa. Toiveena saattaa olla säästö ja pelkona se, että tapahtumatoimisto innostuu käyttämään selvästi nimetyn budjetin viimeistä senttiä myöten. Toisaalta voi olla niinkin, ettei budjettia ole vielä määritelty tai ettei se ole tapahtumaa konkreettisesti tilaavan henkilön tiedossa.

Asiakkaan toiveiden mukaista tapahtumaa on kuitenkin äärimmäisen vaikea lähteä suunnittelemaan, mikäli hintahaitari ei ole edes suurin piirtein paperilla.

Tarjoukseen liitetyssä kustannuslaskelmassa esitellään yksityiskohtaisesti tapahtuman jokaisen osa-alueen kustannukset. Näitä elementtejä on aina mahdollista muuttaa ja hioa, mutta mikäli raha-asioissa astutaan heti harhaan, täytyy suunnittelutyö aloittaa usein kokonaan alusta. Se ei palvele kumpaakaan osapuolta – ei tapahtuman tilaajaa eikä suunnittelutyössä ison vaivan näkevää tapahtumatoimistoa.

Selvitä tavoitteet ja kohderyhmät

Hyvällä tapahtumalla on aina tarkoitus. Tapahtuman tavoitteena saattaa olla henkilökunnan sitouttaminen, brändikuvan kiillottaminen tai vaikkapa hyödyllisen materiaalin tuottaminen ja kumppanuuksien solmiminen tulevia projekteja varten.

Tapahtuman tavoitteet kannattaa aina sisällyttää tarjouspyyntöön. Miksi tapahtuma järjestetään ja mihin sillä pyritään? Millä tavalla yrityksen arvojen ja palvelukonseptin halutaan näkyvän tapahtumassa? Mitä tapahtumavieraille halutaan viestiä? Keitä tapahtumaan ylipäänsä kutsutaan?

Suosikkijuontajalla, hauskalla bändillä ja hyvillä tarjoiluilla saatetaan saada aikaan kivat juhlat, mutta asetettujen tavoitteiden saavuttaminen ja kohderyhmien puhutteleminen jää tuurin varaan. Mikäli kukaan ei tiedä, mitä oikeastaan ollaan tekemässä, ei lopputuloskaan todennäköisesti häikäise.

Suhtaudu tapahtumaan kokonaisuutena

Joskus asiakas haluaa säästää tekemällä osan tapahtumajärjestelyistä itse. Syynä voi olla myös vilpitön halu helpottaa tapahtumajärjestäjän työtä. Useimmiten kaunis ajatus vie kuitenkin vain ojasta allikkoon.

Tapahtuma on palapeli, joka koostuu lukemattomasta määrästä pieniä yksityiskohtia. Tapahtuma-alan ammattilainen jos kuka tietää, miten palaset loksahtelevat paikoilleen tilaisuudelle asetettuja tavoitteita tukien.

Mikäli osa järjestelyistä toteutetaan itse, saattaa tapahtumatoimisto joutua tekemään hurjasti lisätyötä niiden sovittamiseksi toivottuun kokonaisuuteen. Esimerkiksi ennakkoon varattu tapahtumapaikka saattaa olla hieno, mutta se ei välttämättä lainkaan tue tilaisuuden teemaa tai sovi mitoiltaan sen toteutukseen.

Ammattilaisella on laaja käsitys tapahtumapaikoista, tekniikasta, tarjoiluista ja muista tapahtuman osa-alueista, puhumattakaan niiden hinnoittelusta ja soveltuvuudesta erilaisiin tilaisuuksiin. Kun koko tapahtuma hankitaan yhdestä osoitteesta, saadaan aikaiseksi yhtenäinen kokonaisuus ja säästetään samalla kaikkien osapuolien aikaa ja rahaa.

Hyödynnä tapahtuma-amaattilaisten osaaminen

Jäikö jokin aiemmin mainituista mietityttämään? Tapahtumajärjestäjät järjestävät tapahtumia työkseen. Mikset siis hyödyntäisi heidän ainutlaatuista erityisosaamistaan!

Mikäli tavoitteet ja kohderyhmät ovat hakusessa, on ne mahdollista määritellä esimerkiksi tapahtuma-ammattilaisten johtaman workshop-työskentelyn avulla. Tämän jälkeen tarjouspyynnön teko on helppoa, siihen saadaan oikein kohdennettu vastaus ja yhteistyö tapahtumatoimiston kanssa sujuu sutjakkaasti.

Pohjustus ja alustus ovat tapahtumasuunnittelun tärkein työvaihe. Kun tiedetään, mitä, miksi ja ketä varten tehdään, on lopputuloksena odotukset ylittävä tapahtuma, josta puhutaan pitkään.

Jaa somessa
28.3.2018

4 vinkkiä täydelliseen yritysseminaariin

Miten luodaan yritysseminaari, joka iskee oikeaan kohderyhmään ja saa osallistujansa oppimaan? Kokosimme parhaat vinkkimme sinunkin käyttöösi.

1. Tunne kohderyhmäsi

Yritysseminaareja, aivan kuin muitakaan tapahtumia, ei järjestetä vain huvin vuoksi. Tapahtumalla tulee aina olla tavoite. Yhtenä seminaarin tavoitteena on useimmiten syventää osallistujiensa tietämystä valitusta aiheesta. Mutta vaikka aihe olisi kuinka mielenkiintoinen, ei se saa osallistujia liikkeelle, mikäli kutsut sinkoilevat väärille kohderyhmille.

Usein seminaareja järjestettäessä astutaan harhaan luomalla ensin sisältö ja uskomalla sen maagisesti vetävän yleisöä puoleensa. Aivan ensimmäiseksi pitäisi kuitenkin tietää, millaiselle tai millaisille kohderyhmille seminaaria ollaan tekemässä. Vasta tämän jälkeen on oikea aika ryhtyä miettimään sisältöä. Kun järjestäjän ja osallistujien intressit kohtaavat, saadaan tupa varmimmin täyteen.

2. Panosta puhujiin

Puhua osaa kuka tahansa, mutta vain ammattipuhuja osaa tehdä sen niin, että se koskettaa, yllättää ja jättää muistijäljen. Usein yritysseminaareissa halutaan antaa puheenvuoro myös talon omalle väelle. He ovat varmasti oman alansa asiantuntijoita, mutta ovatko he tarinankerronnan ammattilaisia, jotka puheellaan vaikuttavat kuulijoidensa tunteisiin?

Pelkkä tiedon kaataminen osallistujien päähän ei riitä, sillä ihminen oppii tunteiden kautta. Siksi seminaaripuheenvuorojakin tulisi tarkastella vaikuttavuus edellä. Vasta sen jälkeen on faktojen vuoro.

3. Osallista yleisö

Ihminen oppii tutkitusti parhaiten itse tekemällä. Siksi seminaarin sisältökin on parhaimmillaan vuorovaikutteista. Osallistamisharjoitteiden lisäksi uusien asioiden havainnollistamiseen voidaan käyttää kuvaa, ääntä, valoja ja lukematonta määrää muita keinoja. Tekniikka tarjoaa yleisön osallistamiseen jatkuvasti kasvavan työkalupakin.

Rajat asettaa vain mielikuvitus – pääasia on rikkoa sitä monotonista seminaarikaavaa, jota osallistujat todennäköisesti odottavat. Yllätyksellisyys ja leikillisyys ruokkivat oppimista ja edesauttavat siten seminaarin tavoitteen saavuttamista.

4. Yllätä ympäristöllä

Seminaarista tulevat usein ensimmäisenä mieleen tuolirivit, luokkahuoneet, puutunut takamus ja tylsistyneet haukotukset. Erilaisilla oppimisympäristöillä, yllätyksellisellä tilankäytöllä ja visuaalisilla ratkaisuilla voidaan kuitenkin luoda oppimiselle otollisemmat olosuhteet.

Tarttuisiko tieto paremmin säkkituoleissa lekotellen tai vaikka sisätiloihin rakennetulla hiekkarannalla? Entä, jos oppisimme ihan oikeasti ulkona, vaikka metsässä leirinuotiolla?

Oppimisympäristöllä on asian sisäistämisessä suuri merkitys. Kun perinteisestä luokkahuoneesta murtaudutaan ulos viestiä tukevalla tavalla, saavutetaan oppimistuloksia, joista ei osattu edes haaveilla.

Jaa somessa
15.2.2018

Asiakaskokemus kertoo brändistä

Yritystapahtuma on kuin tyhjiö, johon luodaan yrityksen brändiä lujittava ympäristö. Se, millaiseksi tapahtumavieraan asiakaskokemus tässä miljöössä muotoutuu, riippuu monista pienistä yksityiskohdista.

Me kaikki olemme sen kokeneet. Hetken, jolloin mietimme, olemmeko muuttuneet näkymättömiksi, koska meitä ei huomioida. Toisaalta olemme kokeneet senkin, kuinka kaikki odotuksemme ylitetään ja maailma pyörii hetken vain meidän ympärillämme.

Asiakaskokemus jää mieleen niin hyvässä kuin pahassa, oli kyseessä arki-ilta kaupan kassajonossa, syntymäpäiväillallinen lempiravintolassa tai yritystapahtuma, johon osallistumista olemme odottaneet kutsun saapumisesta lähtien.

Positiivinen asiakaskokemus kuuluu kauas, negatiivinen monesti vieläkin kauemmas. Siksi asiakaskokemuksen tärkeys on hyvä pitää mielessä myös mitä tahansa tapahtumaa suunniteltaessa.

Asiakaskokemus = yrityksen brändi

Tapahtumassa syntyvä asiakaskokemus muodostuu monesta palikasta. Se alkaa kehittyä kutsun saavuttua, konkretisoituu viimeistään tapahtumapaikan ulko-ovella, siirtyy narikan kautta keskelle tapahtumahumua ja päättyy parhaassa tapauksessa vasta videoilla ryyditettyjen kiitosviestien kilahtaessa sähköpostiin.

Asiakaskokemus syntyy monessa rajapinnassa ja heijastuu suoraan myös tapahtuman tavoitteen toteutumiseen. Siksi kokemuksen on oltava alusta loppuun parasta A-luokkaa. Saattaa kuulostaa toiseltakin kliseeltä, mutta oli muoto ja tavoite mikä tahansa, on tapahtuma aina lopulta yhtä hyvä kuin heikoin lenkkinsä.

Muutaman tunnin tapahtuman luo suuri joukko sen tavoitteen eteen työskenteleviä ja kutsuvieraita kohtaavia ihmisiä tapahtuman isännistä cateringiin ja keynote-puhujiin. He kaikki edustavat tapahtuman ”omistajaa” riippumatta siitä, ovatko olleet mukana suunnitteluvaiheesta asti vai kuulleet tavoitteista ensi kertaa vasta muutama tunti ennen h-hetkeä järjestetyssä briiffissä.

Yritystapahtuman synnyttämä asiakaskokemus vaikuttaa aina osallistujan mielikuvaan tapahtumaa järjestävästä yrityksestä ja tämän brändistä. Koska tapahtuman toteuttamiseen tarvitaan monenlaisten ammattilaisten osaamista, on jokainen tapahtuman työntekijä kuin moneen eri maaliin pelaava agentti: hän edustaa paitsi omaa työnantajaansa, myös tapahtumajärjestäjää sekä ennen kaikkea tapahtumaa isännöivää yritystä.

Ylitä odotukset – luo elämys!

Tapahtumavieras uhraa tapahtumaan osallistuessaan joko kallisarvoisia työtuntejaan tai vaihtoehtoisesti vapaa-aikaansa, jonka voisi viettää perheensä tai harrastustensa parissa. Odotukset tapahtuman suhteen ovat siis korkealla ja pettymys vaanii nurkan takana.

Odotukset voidaan aina alittaa, täyttää tai ylittää. Ensin mainittua ei halua kukaan ja keskimmäinen on keskivertoa. Odotusten ylittäminen saa tapahtumavieraan sen sijaan hyrisemään tyytyväisyydestä ja kertomaan kokemastaan kavereillekin. Mikä parasta, matka odotusten täyttämisestä niiden ylittämiseen ei ole pitkä.

Nykyihmisellä on jo kaikkea. Siirtymä tarvepohjaisesta halupohjaiseen kuluttamiseen tarkoittaa, että janoamme välttämättömyyshyödykkeiden sijaan unohtumattomia elämyksiä. Tapahtumaa parempaa paikkaa niiden luomiseen on hankala keksiä.

Positiivinen asiakaskokemus koostuu loppujen lopuksi hyvin yksinkertaisista asioista. Se on enemmän kuin pelkkää asiakaspalvelua – se on vaikutuksen tekemistä ja elämysten luomista kaikilla rajapinnoilla, mikä ei lopulta vaadi juuri enempää kuin niiden tekemättä ja luomatta jättäminenkään.

Lopputulos vain on moninkertaisesti parempi ja brändin sädekehä sen jälkeen entistä kirkkaampi.

Jaa somessa
9.1.2018

Rutiinit hyvässä ja pahassa

Rutiinit hyvässä ja pahassa

Pidetään pikkujoulut siksi, kun se kuuluu asiaan. Vedetään vuosijuhlat samalla kaavalla ja rutiinilla kuin 10 vuotta sittenkin. Työnnetään tonnettain rahaa tapahtumiin, joiden tuloksista ei ole tietoa. Kuulostaako tutulta? Sitten on aika muuttaa toimintaa ja alkaa miettiä tapahtuman tavoitteita ja potentiaalia.

Rutiinit ovat tärkeitä, ne selkeyttävät asioita, saavat asiat toimimaan kuin rasvattuna, pitävät meidät aikataulussa, tuovat turvallisuutta, näin on aina tehty ja toiminut on! Rutiineihin on helppoa ja ennen kaikkea turvallista tukeutua. Tiettyihin tapoihin toimia on kuitenkin päädytty joskus jonkun pohdinnan pohjalta. Jääpähän aikaa muuhun tärkeämpään tekemiseen. Rutiinit toimivat, mutta saataisiinko esimerkiksi tapahtumista vielä enemmän irti aika-ajoin ajatuksia ja rutiineja ravistamalla, tuomalla jotain pientä lisäarvoa tapahtumaan kuin tapahtumaan ja joihinkin rutkasti enemmän? Potentiaalia on!

On tapahtumia, jotka nousevat selkeästi jostakin sen hetkisestä akuutista tarpeesta ja johon tapahtuma valikoituu selkeästi vaikuttamiskanavaksi. Korostan vielä sanaa valikoituu. Silloin on tehty jo selkeästi ajatustyötä, pohdittu huolella mitä tapahtumilla halutaan saavuttaa, konkreettiset tavoitteet, joihin sen avulla pyritään. Sillä sitähän tapahtuma on, yksi kanava muiden markkinointi- ja viestintäkanavien joukossa, keino saada viesti perille – vaikuttaa.

Myynti saattaa tarvita boostausta tai henkilöstö täytyy saada fuusion yhteydessä sisäistämään uusi strategia, visio ja verkostoitumaan nopeasti. Silloin on jo aika selkeät askelmerkit tavoitteista ja niiden eteen ja varsinkin sen eteen miten niihin päästään on jo valmistauduttu tekemään töitä. Näissä tapauksissa lähdetään aina niin sanotusti tuoreesta tilanteesta – esiin nousevasta haasteesta, johon tarvitaan ratkaisu. Pohjaa näihinkin saadaan rutiineista, totutuista toimintakuvioista ja tavoista tietyn tyyppisissä tilanteissa, mutta näissä tapauksissa on jo lähtökohtaisesti hyvä maaperä tuoreiden ideoiden ja toimintatapojen esille tuomiseen ja toteuttamiseen.

Sitten on enemmän perinteisiin ja rutiineihin nojaavia tapahtumia, joiden toteuttamisessa helposti juuri tuudittaudutaan jo lähtökohtaisesti rutiineihin, vaikka sitä potentiaalia olisi paljon enempään. Esimerkiksi henkilöstölle järjestettävät vuosittaiset kesä- ja pikkujoulujuhlat ja yrityksen viiden tai kymmenen vuoden välein järjestettävät vuosijuhlat toteutetaan usein melko samalla sabluunalla tapahtuman logistisia elementtejä hieman varioiden. Usein se riittääkin, mutta yhtä usein unohdetaan, että tapahtuma on aina tilaisuus – mahdollisuus, joka kannattaa hyödyntää optimaalisesti.

Aleksis Kiven Nummisuutarien ajaton lausahdus ”Maailma muuttuu Eskoseni” on aina vain ajankohtaisempi. Mm. teknologisia innovaatioita tulee hengästyttävään tahtiin, niin valtavasti, että kaikesta on vaikea enää pysyä kartalla. Muutokset ovat kuitenkin myös aina mahdollisuus. Muistetaan kaiken kiireen ja rutiinien keskellä ottaa näistä mahdollisuuksista hyöty irti myös tapahtumien suhteen!

Jaa somessa
5.9.2017

5 vinkkiä tapahtuman rytmittämiseen

Oletko joskus ollut tapahtumassa, jossa ajatukset alkavat harhailla, takamus puutua ja sormet naputella pöytätasoa? Tai ehkä olet joskus ärtynyt siitä, ettet ole ehtinyt jutella ihmisten kanssa tarpeeksi? Todennäköisesti olet ollut tapahtumassa, jota ei ole rytmitetty oikein.

Tapahtuman rytmitys on ammattilaisille itsestään selvä asia ja vaatii aina suunnittelua. Mitä pidemmästä ja monimuotoisemmasta tapahtumasta on kyse, sitä enemmän aikataulujen ja tapahtuman elinkaaren suunnittelu vaatii. Nämä viisi vinkkiä auttavat rytmittämään tapahtuman taidolla ja osallistujat huomioiden.

1. Suunnittele tapahtuman kaari tarkasti ajoissa

Käytännössä tapahtuman kaari suunnitellaan jo hyvin varhaisessa vaiheessa. Me teemme sen aina tarjousvaiheessa, jotta myös asiakas hahmottaa onnistuneen tapahtuman kaaren ja sitä tukevat elementit heti projektin alussa.

Mitä perinteisemmästä ja lyhyemmästä tapahtumasta on kyse, sitä vähemmän aikataulutus ja rytmittäminen vievät luonnollisesti aikaa. Esimerkiksi perinteisten pikkujoulujen kaari noudattaa usein melko samaa kaavaa: Aloitus iltapuolella, tervetulotoivotukset, ruokaa, ohjelmaa ja musiikkia. Juhlat loppuvat jo puolenyön paikkeilla, joten ohjelmaa ei voikaan olla kovin paljoa. Tapahtuman aikatauluttaminen on yksinkertaista.

Yleensä kuitenkin on kyse paljon laajemmista kokonaisuuksista ja juuri näissä oikea rytmitys todella kantaa hedelmää. Esimerkiksi koko päivän seminaarin ja iltajuhlan läpivienti vaatii huomattavasti enemmän ajatustyötä ja suunnittelua.

2. Huomioi ihmisten havainnointikyky ja fyysinen jaksaminen

Tapahtuman tavoitteeseen pyrittäessä on muistettava, että tapahtuman keskiössä on kuitenkin aina ihminen, joten inhimilliset tekijät on tärkeää huomioida. Mitä pidemmästä tapahtuma-ajasta ja laajemmasta sisällöstä on kyse, sitä tarkemmin tulee ihmisten havainnointikyky ja jaksaminen huomioida.

Tapahtumassa pitää olla nousuja ja laskuja, innostamista ja rauhoittumista. Me tarvitsemme taukoja – niin ajatteluun ja kohtaamisiin kuin istumiseen ja seisomiseenkin. Liian suurina annoksina mikä vain voi pitkästyttää.

3. Tarjoa kiinnostavaa ohjelmaa ja aktivointia

Esimerkiksi seminaarissa istutaan paljon, joten väleihin pitää sisältyä jaloittelua ja ihmisten kohtaamista. Samoin istuva illallinen turruttaa helposti, jos välillä ei ole mahdollisuuksia nousta ja vaihtaa maisemaa. Ja samalla tietysti seuraa. Siksi vaikkapa pöytiintarjoillun illallisen voi rikkoa seisovalla jälkiruokapöydällä.

Myös sisääntuloon tulee varata tarpeeksi aikaa. Mitä isommasta tapahtumasta on kyse, sitä kauemmin kestää ennen kuin kaikki ovat päässeet sisälle. Tällöin on tarpeen huomioida myös aiemmin paikalle tulleet, etteivät he odottaessaan muita tai tapahtuman alkua ehdi tylsistyä. Ja se, että etenkin suomalaiset ovat aina ajoissa – usein jopa etuajassa. Tapahtuman pitääkin olla valmis jo reilusti ennen sen alkua, jotta etukäteen saapuvat eivät joudu seuraamaan pöytien kattamista tai tavaroiden roudaamista.

4. Älä uuvuta liiallisella ohjelmalla

Älä survo tapahtumaa täyteen ohjelmaa tai mitään ei jää mieleen. Paitsi ehkä se, että ohjelmaa oli liikaa.

Yksi tapahtuman arvoa tuovista elementeistä on kohtaamiset. Liian tiivis ohjelma estää nämä. Jos haluat, että ihmiset kohtaavat toisensa, niin tarjoa heille aikaa siihen: Huomioi erilaiset siirtymät ja niiden kesto. Anna aikaa sulatella sisältöjä. Luo luontaisia tilaisuuksia verkostoitua.

5. Jousta tilanteen mukaan

Aina ei hyvinkään suunniteltu aikataulu toimi. Taitava tapahtumatuottaja kulkee kaiken aikaa osallistujien joukossa seuraamassa ihmisten ilmeitä ja aistimassa tunnelmaa. Jos kovin moni näyttää väsyneeltä tai kyllästyneeltä, tulee asialle tehdä jotain. Liikaa ei saa suunnitelmissa roikkua.

Hyvä tuottaja ei kuitenkaan tee numeroa siitä, että suunnitelmat muuttuvat. Sen sijaan hän viestittää asiakkaalleen, että kaikki menee suunnitelmien mukaan – oli sitten kyse suunnitelmasta a, b tai x. Asiakkaan tehtävä ei ole huolehtia aikatauluista tai muista käytännön asioista. Se on tapahtumatoimiston tehtävä.

Jaa somessa
22.6.2017

Hioutuvia timantteja

Työharjoittelu-aihe on ollut viime aikoina tapetilla ja herättänyt vilkasta keskustelua Hesarin mielipidepalstaa myöten. Meillä Sistersilläkin on yleensä 1 – 2 harjoittelijaa ajankohdasta riippuen. Haluamme tarjota harjoittelumahdollisuuden alasta innostuneille motivoituneille opiskelijoille.

Tavoitteenamme on todellinen win-win tilanne, niin että harjoittelija saa mahdollisimman monipuolisen kuvan tapahtumatoimiston arjesta ja työtehtävistä. Harjoittelu ei saa missään tapauksessa olla neukkarin perällä mapittamista. Oikeastaan rajana on vain harjoittelijan osoittama oma mielenkiinto, uskallus ja kunnianhimo.  Vastavuoroisesti me alamme saada jossakin vaiheessa harjoittelua jo ihan konkreettista apua tuotantoihin.  Paras palkinto meille on kuitenkin harjoittelijan silmissä silloin tällöin välähtävä oivallus, into ja tyytyväisyys omaan suoritukseen – jonkun uuden asian oppimiseen ja siitä hienosti suoriutumiseen. Siitä saa leipääntyneempikin kehäraakki itsekin pienen herätyksen ja virtaa. Aina on opittavaa –  kunhan uteliaisuutta ja uskallusta riittää. Tämän kevään meidän ilona ja suurena apuna on ollut kaksi ”hioutunutta timanttia” loistavat Heidi Monto ja Anni Haataja.

Heidin ajatuksia harjoittelujaksosta voit lukea alta.

Heidi Monto, restonomi-opiskelija:

Sellainen henkilö, jolle tapahtumatuotannon ala on ennestään vieras, voi usein ajatella että tuottajan työ koostuu lähinnä tapahtumissa hymyilemisestä ja julkkisten kanssa kaveeraamisesta. Työn ajatellaan olevan yhtä glamouria ja samppanjapullojen poksauttelua. Tällainen assosiaatio syntyy usein elokuvien ja median ansiosta. Nämä tarinat eivät kuitenkaan kerro läheskään koko totuutta, vaan niiden luoma mielikuva on usein hyvin pinnallinen ja kaunisteltu.

Olen ollut Sistersillä harjoittelussa yli kolme kuukautta, ja olen saanut vahvistuksen käsitykselleni siitä, että tuottajan, ja meidän tapauksessamme myös tuotantoassistentin työ on vaativaa ja se edellyttää paljon kärsivällisyyttä, innovatiivisuutta, luonnetta sekä loogista ajattelukykyä. Tuottajan on pystyttävä toimimaan tehokkaasti ja järkevästi jatkuvankin paineen alla. Työ vaatii tekijäkseen tietynlaisen henkilön, eikä alalla pärjää kuka tahansa.

Monista työharjoittelupaikoista poiketen me harjoittelijat olemme saaneet Sistersillä tehdä paljon erilaisia tehtäviä, ja päässeet osallistumaan tuotannon jokaiseen vaiheeseen aina ideoinnista tapahtumissa työskentelyyn. Harjoittelu on avannut minulle tapahtumatuotannon alaa valtavasti, ja olen nähnyt että työ on paljon monipuolisempaa ja haastavampaa kuin olin aikaisemmin kuvitellut. Suurin osa työstä tehdään kuukausina ennen tapahtumapäivää, jolloin lopulta kulminoituu se valtava määrä aherrusta, joka projektiin on uponnut ja päästään nauttimaan tehdyn työn hedelmistä.

Työharjoittelupaikkana Sisters on ollut unelma. Yrityksessä työskentelee joukko ihania, luovia ja älykkäitä naisia, jotka ovat jokainen omalla tavallaan alansa huippuja, ja jokainen omanlaisensa fantastinen persoona. Fiilis toimistolla on ollut hyvä joka ikinen päivä, ja nauru on raikunut, eikä meitä harjoittelijoita ole kertaakaan kohdeltu alempi-arvoisina. Sen sijaan meidän tärkeyttämme organisaation sujuvan toiminnan kannalta on korostettu ja olemme saaneet runsaasti kiitosta työpanoksestamme. Olemme saaneet ottaa työssä paljon vastuuta ja käyttää omaa arvostelukykyämme, eli luottoa on myös löytynyt tuottajien puolelta paljon. Yksi harjoittelun kohokohdista itselleni oli kun pääsimme koko toimiston voimin edustamaan Sistersiä Evento Awardseissa, jossa yritys oli finalistina. Eli on sitä samppanjaakin maisteltu.

Tapahtumatuotanto ei todellakaan ole pelkkää glamouria, vaan itse asiassa glamourin osuus työssä on vähäinen. Tuottajan on oltava valmis tarttumaan likaisimpaankin hommaan, jos tilanne sitä vaatii. Välillä töitä väännetään hiki hatussa, mutta silti sen jaksaa tehdä hymy naamalla, sillä kaiken kaikkiaan työ on hauskaa ja antoisaa. Harjoittelu Sistersillä on vahvistanut omaa päätöstäni työskennellä tapahtumatuotannon alalla. Tämä on selkeästi kutsumus-ammatti, ja minä olen kuullut kutsun!

Välillä töitä väännetään hiki hatussa, mutta silti sen jaksaa tehdä hymy naamalla,
sillä kaiken kaikkiaan työ on hauskaa ja antoisaa.

Jaa somessa
10.5.2017

Missä palaa?!

Tapahtuma-alalla tiedetään, että aina pitää varautua matkalla eteen tuleviin yllätyksiin. Pitää olla puskuria, jotta ehditään toimia, kun kakku loppuu tai pääesiintyjä saa vatsataudin. Välillä yllätykset voivat olla isompiakin…

Tapahtumatuottaja ei voi stressaantua pienestä. Vaikka kaikki pyritään suunnittelemaan viimeisen päälle, törmää jokainen ammattilainen säännöllisesti ylimääräisiä sydämentykysiä aiheuttaviin tilanteisiin. Vai mitä sanotte näistä..?

Tuli vei tapahtumapaikan

Kesäkuussa 2013. Ison firman kesäjuhla oli tarkoitus järjestää Helsingin edustalla sijaitsevassa saaressa kahden päivän kuluttua.

Tuottajamme oli eräässä toisessa tapahtumassa, kun hän alkoi järjestysvalvojan kanssa ihmetellä meren suunnasta nousevaa savupatsasta. Hetken kuluttua eräs yhteistyökumppani soitti ja kertoi, että tuleva tapahtumapaikkamme on tulessa!

Ei muuta kuin hihat heilumaan ja kaikki yhteistyöverkostot liikkeelle: uutta paikkaa alettiin etsiä saman tien. Oman pikantin lisänsä muutenkin haastavaan tilanteeseen toi se, että osana tapahtuman sisältöä oli tapahtumapaikalle meritse tehtävä matka.

Emme kuitenkaan voisi kutsua itseämme tapahtuma-alan ammattilaisiksi, ellemme olisi selvittäneet hommaa kunnialla. Löysimme uuden tilan meren rannalta ja onnistuimme luovasti soveltaen käyttämään samoja somistuksia ja merimatkakin toteutui – rantautuminen vain tapahtui toisaalla.

Kaikki valmista – vain päivä oli väärä

Toinen ikimuistoinen katastrofin alku oli, kun saimme asiakkaalta tapahtumalle väärän päivämäärän.

Tapahtuma oli tilattu Tukholmaan perjantaiksi. Torstaina, eli tapahtumaa edeltävänä päivänä, tuottajamme vastasi palaverin lomassa Ruotsista tulevaan puheluun. Tapahtumapaikalla ihmeteltiin, miksi joku asiakkaamme itse tilaama muusikko tuli testaamaan tilan akustiikkaa jo hyvissä ajoin tapahtumaa edeltävänä päivänä.

Selvisi, että tapahtuman olikin määrä alkaa saman päivän loppuiltapäivästä.

Puhelin- ja meilirumba alkoi välittömästi. Tuottaja kiisi toimistolta suoraan lentokoneeseen, lentokoneesta taksiin ja taksista tapahtumapaikalle. Matkan aikana sinkoilivat puhelut ja viestit, niin tuottajan kuin kaikkien kollegoidenkin. Ja kuinka kävikään? Saimme järjestettyä lahden toiselle puolen sijoittuvan tapahtuman kuntoon ajoissa. Tarjoilut, esiintyjät, kaiken.

Tapahtuma meni ihan nappiin. Vierailla ei ollut aavistustakaan siitä, millainen kaaos vielä hetki sitten oli vallinnut.

Kaikki hallussa

Tarinoiden opetus: varaudu aina kaikkeen. Ja varaudu aina pahimpaan. Ja varaudu siihen, että jonain päivänä tapahtuu jotain, mihin et voi varautua mitenkään.

Pitkä kokemus on kehittänyt alan parhaille osaajille lehmän hermot ja kobran iskunopeuden. Kun tilanne näyttää toivottomalta, kantaa asenne pitkälle. Asiakas ei koskaan näe hermoilua, ei paniikkia.

Kaikkeen ei vaan voi vaikuttaa. Jos asiakas sekoittaa päivät, toimittaa väärät materiaalit tai tapahtumapaikka palaa alta, niin näin käy. Lamautuminen ei auta, vaan on aika keksiä asiaan ratkaisut. Ja toimia. Niin tekee todellinen ammattilainen.

Jaa somessa
10.5.2017

Maailman viidenneksi stressaavin ammatti

Tapahtumajärjestäjä on maailman viidenneksi stressaavin ammatti

Talouslehti Forbesissa rankattiin viime vuonna 10 stressaavinta ammattia, joista kärkivitoseen nousi tapahtumakoordinaattorin vaativa ammatti. Edellä stressaavuudessaan oli vain sotilaan, palomiehen, lentäjän ja poliisin vaativat ammatit. Sistersin tuotantotiimin johtaja Sabina Nerdrum avaa oman työnsä sisältöä ja kertoo ajatuksiaan työskentelystä tapahtumien parissa.

Puikkojen on pysyttävä käsissä

– Tuottaja on mukana kaikessa. Hän vastaa tuotannon suunnittelusta pitäen kirkkaasti mielessään asiakkaan tavoitteet ja luovan tiimin ratkaisut. Hän toimii koko projektin esimiehenä, vastaten myös budjetoinnista ja siitä, että valtava useasta ihmisestä, tuotteesta ja asiasta koostuva tapahtuma hitsautuu saumattomasti yhdeksi upeaksi toimivaksi kokonaisuudeksi. Tuottajan työtä voidaan verrata kapellimestariin kertoo Sabina vuosien kokemuksella.

– Yksikään tapahtuma ei ole vain logistinen prosessi, vaan jokainen tapahtuma suunnitellaan uniikiksi, asiakkaan tarpeista lähteväksi ja haluttua viestiä tukevaksi kokonaisuudeksi. Tämä vaatii vahvaa ymmärrystä asiakkaan bisneksestä ja tarinasta, Sabina painottaa

Hyvin suunniteltu vie oikeaan tulokseen

Kun tapahtuman toteutusta lähdetään suunnittelemaan, tulee miettiä jo etukäteen miten tapahtuma rakennetaan mahdollisimman sujuvasti, niin että logistiset ratkaisut toimivat jouhevasti, minimoiden mahdolliset pullonkaulat.

– Tilanteessa jossa on paljon liikkuvia osia, on kuitenkin olennaisinta, että kommunikointi pelaa ja kaikki tietävät omat tehtävänsä.

– Itse tapahtumapäivä on aina todella hektinen, kun hoidetaan vielä viimeisiä valmisteluja, soundcheckejä ja kenraaliharjoituksia. Mahdollisimman paljon tietysti suunnitellaan asioita etukäteen, Sabina summaa.

Tuottajan työtä voidaan verrata kapellimestariin

Työ jatkuu tapahtuman jälkeen

Tapahtumatuottajan työ ei pääty tapahtumapaikan valojen sammumiseen.

– Erityisen tärkeää asiakkaan kannalta on analysoida miten haluttu viesti on saatu perille ja tavoitteisiin päästy. Onko oikeasti onnistuttu vaikuttamaan ihmisten ajatteluun ja sitä kautta heidän toimintaansa?

Sabina kuvaileekin Sistersiä brändiviestinnän konsulttiyritykseksi, jonka kanavana on tapahtumat ja kohtaamiset. Näiden avulla saadaan ihmiset ajattelemaan uudella tavalla ja innostetaan heitä aktivoitumaan ja toimimaan uusien ajatusten mukaisesti tapahtuman jälkeen. Hyvin suunniteltu tapahtuma on tehokas tapa saada ihmiset käyttäytymään halutulla tavalla.

Intohimo vie eteenpäin

Mutta miten on sen stressaavuuden kanssa?

– Kyllä, työtahti on vauhdikas. Yhtenä päivänä olet it-alan maailmassa ja toisena päivänä konseptoit kuluttajabrändin tarinan esilletuomista. Joskus ollaan Suomessa, joskus ulkomailla. Tänään toteutetaan 1000 hengen tapahtuma ja ensi viikolla pieni vip-tilaisuus 50 hengelle. Aiheet ovat asiantuntijaseminaareista ja sisällönsuunnittelusta gaala-iltoihin.

– Useiden eri vaiheissa olevien tapahtumien tuottaminen samanaikaisesti vaatiikin rautaisia hermoja, erinomaista organisointikykyä ja tietyt asiat ”täytyy tulla jo selkärangasta”. Toisaalta kiireen kyllä kestää, kun töitä saa tehdä hymy huulilla muiden yhtä intohimoisten ammattilaisten kanssa.

Hyvällä tapahtumatuottajalla onkin monia hyveitä: Hänen pitää osata lukea hyvin asiakasta ja tämän tahtotilaa, ymmärtää tavoitteet ja etenkin osata muuttaa suunnittelutiimin kanssa tehdyt luovat ratkaisut konkretiaksi. Näin saadaan tuotettua todellista arvoa asiakkaalle! Hyvä tuottaja pystyy kommunikoimaan selkeästi kiireenkin keskellä. Hänen on hahmotettava laajoja kokonaisuuksia, mutta samalla täytyy olla silmää pienille tärkeille yksityiskohdille. Visuaalisuudesta ja muuntautumiskyvystäkään ei ole haittaa.

– Tapahtumatuottajan työ on kuin matka, joka koostuu monista etapeista. Aina välillä täytyy pysähtyä arvioimaan, mikä reitti vie nopeiten ja laadukkaimmin seuraavalle etapille ja lopulta maaliin. Jokainen tapahtuma on oma huikea todisteensa tehdystä työstä ja matkasta, Sabina kuvailee.

– Parasta työssä on koko monipuolinen matka suunnitelmasta lopputulokseen. Juuri se tekee työstä niin kiehtovaa!

Jaa somessa
24.2.2017

Vuoden toimisto on valittu

Vuoden toimisto

Viime vuoden lopulla tehtiin ensimmäistä kertaa Vuoden toimisto -tutkimus. Tutkimuksessa kartoitettiin markkinointialan asiakkaiden tyytyväisyyttä ja ostopäätöskriteerejä sekä markkinointialan kehityssuuntia. Tutkimuksen tavoitteena oli edesauttaa tuloksellisten asiakas-toimistosuhteiden kehittymistä Suomessa sekä vahvistaa markkinoinnin asemaa suomalaisissa yrityksissä. Kyselyissä parhaiten pärjänneet media- ja markkinointialan toimistot palkittiin Alma Median palkintogaalassa helmikuun alkupuolella.

Vuoden toimisto -kokemusta luomassa

Sistersin suunnittelemassa ja tuottamassa palkintogaalassa julkistettiin tutkimuksen keskeiset tulokset ja palkittiin eri kategorioiden voittajat. Kategorioita oli seitsemän ja näiden lisäksi palkittiin kolme toimistoa kunniamaininnoin.

Tutkimukseen ilmoittautui yli 50 toimistoa ja kyselyyn vastasi yli 700 vastaajaa. Tutkimuksessa kiinnitettiin huomiota muun muassa liiketoimintaosaamiseen, asiakasymmärrykseen ja palveluiden hinta-laatu-suhteeseen.

Vuoden toimisto pohjautuu ruotsalaiseen Årets Byrå- konseptiin, jonka Alma Media on lisensoinut Suomeen. Årets Byrå- tutkimuksella on Ruotsissa pitkät perinteet, se on toteutettu jo 16 kertaa.

Uudet ajatukset raikastavat vakiintuneita käytäntöjä

Sistersillä suunnittelun lähtökohtana oli ravistella perinteistä gaala-ajattelua – välttää jäykkyyttä ja silti säilyttää tapahtumassa tyylikkyys. Myös asiakas toivoi tapahtumaan urbaanin trendikästä ilmettä, joka olisi samalla rento ja energinen.

Pyrkimyksenämme olikin luoda olosuhteet, jotka katalysoivat toimistoiden, päättäjien ja asiakkaiden luonnollista verkostoitumista ja vuorovaikutusta. 360 ° -tilaratkaisu mahdollisti ohjelman seuraamisen mistä tahansa kohtaa tapahtumatilaa ja bistro-henkisellä kalustuksella haettiin rennompaa ja viihtyisämpää otetta. Myös tarjoiluista pystyi nauttimaan vieraan itse valitsemalla hetkellä, buffan ollessa auki lähes läpi tapahtuman.

Vuoden toimisto -kilpailun palkintogaala on hyvä esimerkki siitä, miten perinteisiä käytäntöjä voidaan ja täytyykin uudistaa. Kuunnellaan herkällä korvalla asiakasta, sisäistetään tahtotila, tuodaan pöytään innovatiivisia ja rohkeita ratkaisuja. Rohkeutta tarvitaan molemmilla puolilla pöytää – sekä palvelun tarjoajan, että ostajan puolella. Näin saadaan luotua uudenlaisia ainutkertaisia kokemuksia.

Jaa somessa
18.1.2017

Hyvä puhuja säväyttää

Hyvä puhuja osaa vaikuttaa

Tapahtumia suunniteltaessa juostaan helposti trendien perässä ja valitaan puhujiksi tuttuja ja helppoja tyyppejä. Sellaisia, jotka kaikki tietävät ja jotka ehkä on itse hyviksi todettuja. Asia ei kuitenkaan ole ihan näin yksinkertainen. Sama puhuja ei toimi kaikissa yhteyksissä. Esiintyjällä on valtava merkitys tapahtuman onnistumisen kannalta. Valintaa ei siksi kannata tehdä mutu-fiiliksellä, vaan ammattitaidolla.

Kaikki me olemme joskus joutuneet kuuntelemaan tylsää puhujaa. Syitä voi olla monenlaisia: puhuja puhuu liian nopeasti ja/tai hiljaa, aihe ei kiinnosta tai sisältö ei anna mitään uutta. Joka tapauksessa olemme vilkuilleet kelloa, näpränneet kännykkää ja ajautuneet omien ajatustemme virran vietäväksi. Emme ole saaneet esityksestä irti yhtään mitään.

Yleisön ikävystyttäminen tuskin kuitenkaan on yhdenkään tapahtuman tavoite. Päinvastoin. Eiköhän jokainen tapahtumaa suunnitteleva toivo saavansa tilaisuuteensa mahdollisimman hyvät puhujat, jotka kiinnostavat yleisöä ja tarjoavat paikalla olijoille uusia ajatuksia ja mieleenjääviä tunnetiloja. Huono puhuja jättää tapahtumasta tylsän muistijäljen ja se on pahin asia, mitä tapahtumalle voi käydä. (Sen lisäksi, että paikalle ei tule ketään tai talo on täynnä ihan vääriä ihmisiä.)

Tapahtuma sukeltaa tunteisiin

Tapahtumilla pyritään aina vaikuttamaan ihmisten ajatteluun ja sitä kautta heidän toimintaansa. Jotta ajatteluun voidaan vaikuttaa, pitää ensin saada aikaiseksi mieleenjääviä tunnetiloja. Koska sellaisia me ihmiset olemme: me muutamme ajatteluamme ja toimintaamme, kun tunnemme syvästi. Me lahjoitamme rahaa hyväntekeväisyyteen, me alamme liikkua ja syödä terveellisemmin, me alamme käyttää uutta mobiilisovellusta – kunhan meidät on ensin tunnetasolla vakuutettu asian tärkeydestä.

Yksi tehokkaimmista keinoista vaikuttaa ihmisten tunteisiin on päästää ääneen taitava puhuja. Puhujilla on ratkaisevan iso rooli koko tapahtuman onnistumisen kannalta, koska he käytännössä ovat tapahtuman sisältö. Heidän harteillaan on koko tavoite, se, mitä yleisölle halutaan viestittää. Puhujat esittävät tapahtuman onnistumisen kannalta pääroolia. Kaikki muut osa-alueet vastaavat sivuosista.

Tapahtumaa voidaan ajatella herkullisena kermakakkuna. Tapahtumapaikka on kuin kakun kermakuorrutus, tarjoilut ovat sen mansikkatäyte ja kutsujen visuaalinen ilme kerman päälle ripoteltuja koristeita. Nämä kaikki yhdessäkään eivät kuitenkaan riitä, vaan tärkeintä on kakkupohja. Se taikinasta pyöräytetty perusta, jonka lisäksi kaikki muu tulee. Kakkupohja on kuin tapahtuman puhujat: oikein valittuna he tekevät kokemuksesta täydellisen. Väärin valittuna puhujat lässäyttävät tunnejäljen keskinkertaiseksi, pahimmassa tapauksessa pilaavat muuten toimivan kokonaisuuden.

Oikea ihminen oikeaan rooliin

Hyvä puhuja on innostava, valloittava ja tempaa yleisön mukaansa. Puhujan ei tarvitse olla yleisön oman alan edustaja. Eikä aina voikaan olla. Usein tapahtumiin kokoontuu monen eri alan edustajia, joilla sattuu olemaan jokin yhteinen kiinnostuksenkohde. Niin kuin Nordic Business Forumissa johtaminen tai Slushissa start-up-yritykset ja sijoittaminen.

Parhaimmillaan ihan toisen alan ihminen tuo uusia näkökulmia ajatteluun ja tekemiseen.

Tärkeät asiat ovat usein universaaleja. Yllättävät vastakohdat ovat tehokas tapa jättää osallistujalle vahva tunnejälki. Lääkealan toimija innostuu, kun urheilija antaa hänelle toimivia eväitä omaan työhön.

Tapahtumamarkkinoijan ammattitaitoa on valita oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin. Tämä ei aina ole helppoa. Asiaa kuitenkin helpottaa se, mitä kirkkaammat tavoitteet ovat ja mitä enemmän on tietoa tapahtuman ja osallistujien taustoista. Riittävän taustatiedon avulla voidaan valita puhujat ja sisällöt, jotka palvelevat tehokkaimmin hyvän muistijäljen syntymistä. Siksi tapahtumaa suunniteltaessa asiakkaan kuunteleminen ja tiedon kerääminen ovat pääroolissa. Vain kuuntelemalla päästään tarpeeksi syvälle asiakkaan maailmaan. Siihen, mitä he todella tapahtumaltaan haluavat, mitä he ovat aiemmin tehneet ja miten kohderyhmää voidaan parhaiten säväyttää.

Rohkeus tehdä uutta ja erilaista johtaa parhaisiin tuloksiin. Ennakkoluulottomuus, objektiivisuus ja rohkeus auttavat wau-efektin synnyttämisessä. Vain yllätyksellinen omasta laatikosta ulos hyppääminen jättää muistijäljen, joka vie tavoitteisiin.

Jaa somessa
1.12.2016

Osallista ja saat enemmän

Tapahtuma-alalla puhutaan paljon osallistamisesta, jonka avulla tapahtuman osallistujat saadaan tuottamaan uutta sisältöä ja tämän lisäksi myös jakamaan sitä. Mutta miten voidaan käytännössä osallistaa ja miksi osallistamisen tärkeydestä jankataan?

Käytännössä osallistaminen on sitä, että annetaan osallistujien aktiivisesti ottaa osaa tapahtumassa käytyyn keskusteluun ja luoda samalla uutta tietoa ja näkemystä käsiteltävästä asiasta. Kun jokainen osallistuja tuo asiaan oma tietonsa ja osaamisensa, on mahdollista kerätä moninkertainen määrä kokemuksia ja näkemyksiä kuin jos asiaa käsittelisi vain yksi ihminen.

Käytännössä osallistaminen voi olla asioiden jakamista yhdessä, erilaisten näkökantojen esilletuomista ja koko yhteisön auttamista omilla tiedoilla. Sen sijaan, että toimitusjohtaja puhuu tavoitteista ja tuloksista yksin, on parempi panna henkilöstö pohtimaan tärkeitä asioita itse. Tällöin tiedonjako toimii molempiin suuntiin: henkilöstöltä johdolle ja päinvastoin.

Perinteisesti monissa tapahtumissa kuuntelemisen ja osallistumisen välinen suhde on 90:10, joskus 80:20 – ja pahimmillaan 100:0. Osallistamisella voidaan kääntää vaakalukema jopa 50:50-suhteeseen. Tällöin passiivinen yleisö muuttuu aktiiviseksi ja alkaa tuottaa uutta sisältöä. Kun yleisöstä tulee osallistujia sanan konkreettisessa merkityksessä, alkaa tapahtuma tuottaa parempia tuloksia.

Osallistamisella luodaan läpinäkyvyyttä ja avoimuutta, mikä lisää ihmisten kiinnostusta käsiteltävään asiaan. Kun ihminen on kiinnostunut, hän myös oppii ja sisäistää asian paremmin.

Pomon panostuksella on väliä

Mietitäänpä hetki tyypillistä henkilöstötapahtumaa: Toimitusjohtaja puhuu tunnin siitä, miten yrityksellä on mennyt, menee ja tulee menemään. Usein puhe sisältää diaesityksiä, kaavioita ja graafeja. Osa läsnäolijoista kuuntelee tarkasti, osa ehkä puolella korvalla ja osa pohtii, milloin juomatarjoilu alkaa.

Mitäpä jos toimarin tunti käytettäisiin tehokkaammin? Osallistettaisiin heti koko joukko tekemään asioita yhdessä? Tällöin toimitusjohtajan tehtävä ei olisikaan toimia puhuvana päänä, vaan toiminnan sytyttäjänä. Hän ei olisi vain asioiden esittäjä, vaan yhteisöllisyyden ja osallistamisen käynnistäjä.

Kun toimitusjohtaja uskaltaa astua diojen takaa esille omana itsenään, tarjoutuu myös henkilöstölle mahdollisuus tuoda esille omia näkemyksiään. Diat voi aina lukaista omalta koneelta, vaikkapa matkalla tapahtumaan. Mutta mikään ei korvaa johtajan, oikean henkilön, antamaa panosta siinä, miten inspiroidaan henkilöstöä kehittämään ja ideoimaan uutta.

Kuka haluaa audiencen, jos voi saada contribiencen?

Sisters Inc järjestää vuosittain Event Booster -aamiaisseminaarin, jonka tarkoituksena on antaa omille asiakkaille inspiraatiota ja uusia ideoita omaan työhön. Tänä syksynä tilaisuuden vetonaulana toimi tapahtumamuotoilun uranuurtaja Eric De Groot.

De Groot kertoi yleisölle tapahtumamuotoilun tulevaisuudennäkymistä ja ohjeisti, miten voimme osallistamisella saada enemmän irti omista tapahtumistamme. Esityksen aiheena oli From Audience to Contribience eli miten osallistujista saadaan sisällöntuottajia.

Contribience on De Grootin lanseerama termi, joka viittaa siihen, että jokaisen osallistujan tulisi perinteisen passiivisen kuulijan roolin sijasta olla aktiivinen toimija. Käsite audience viittaa sanaan audio, kuunnella. Contribience puolestaan linkittyy sanaan contribute, myötävaikuttaa tai olla osallisena. Contribience-ajattelussa osallistuja kantaa omat kortensa kekoon ja toimii aktiivisesti koko ryhmän eteen.

De Grootin viesti on yksinkertainen: Osallistuessaan ihminen oppii ja sisäistää huomattavasti tehokkaammin kuin ollessaan pelkkä kuuntelija. Osallistaminen on yksi tehokkaimpia keinoja sitouttaa osallistujat ja samalla saada heidät kokemaan asian omakseen.

Sijoita viestin perillemenoon

Jos yrityksessä työskentelee satoja ihmisiä, on heillä kaikilla omat vahvuutensa ja erityisalueensa. Olisi hölmöä olla käyttämättä hyväksi tätä laajaa osaamista. Osallistaminen on sijoittamista omaan henkilöstöön.

Me ihmiset muutamme ajatuksiamme, kun uskomme asiaan. Vaikka osa meistä mieluummin istuisi pimeässä penkkirivistössä kuuntelemassa toimitusjohtajan puhetta, niin todellisuudessa pelkkä puhe harvemmin muuttaa ajatteluamme. Kun olemme itse mukana luomassa puhetta, vaikutumme asiasta ja lähes huomaamattamme otamme vastaan meille tarjotun viestin.

Ja suurin osa meistä haluaa vaikuttaa asioihin. Ja vaikuttaa voi vain osallistumalla, tuomalla esille omia ratkaisuehdotuksiaan ja tietoaan.

Siksi jokainen osallistuja kannattaa ottaa mukaan vaikuttamaan, keskustelemaan, osallistumaan. Siksi kannattaa satsata siihen, että audiencesta tulee contribience.

 

Jaa somessa
7.11.2016

Palvelukokemus tekee hyvän tapahtuman

Hyvä tapahtuma ei synny hienosta kutsusta, osaavista esiintyjistä tai riittävästä ruoan määrästä. Nämä kaikki ovat itsestäänselvyyksiä. Jotta tapahtuma jää mieliin ja hurmaa osallistujat, tulee koko palvelukokemuksen olla huippuluokkaa.

Palvelukokemus, asiakaskokemus ja asiakaspalvelu ovat asioita, joista puhutaan paljon, mutta jotka myös mokataan helposti. Me haluamme, että osallistuja, vieras ja asiakas kokevat aina wau-efektejä. Wau saadaan aikaan huippuhyvällä palvelukokemuksella. Se puolestaan koostuu kahdesta osasesta: loistavasta palvelusta ja osallistujia ilahduttavista yksityiskohdista.

Järjestimme syyskuussa laadukkaan tilaisuuden 700 arvovieraalle. Tapahtuma koostui gaalasta ja muotinäytöksestä, jotka oli molemmat rakennettu tyylillä, gaalan vaatimalla arvokkuudella ja silti tämän ajan vaatimukset täyttäen. Viimeinen tarkoittaa muun muassa yhteistyökumppaneiden ja tekniikan hyödyntämistä waun synnyttämisessä.

Pyrimme aina tuomaan tapahtumiimme huippuunsa hiottua palvelua ja yksityiskohtia. Mutta mitä ne tarkoittavat käytännössä?

Arvosta osallistujaa

Kun puheeksi tulee hyvä asiakaspalvelu tai palvelukokemus, kiinnittyy huomio usein pieniin yksityiskohtiin. Me halusimme ilahduttaa osallistujia jo heti sisäänkäynnissä. Tässä apuna oli ns. seamless cloakroom, näkymätön narikka.

Käytännössä narikka toimi niin, että hostessit ottivat vastaan jokaisen vieraan ja kiikuttivat tämän ulkovaatteet verhojen takana olevaan isoon narikkatilaan. Vieraille ei annettu lainkaan tylsiä ja helposti hukkuvia narikkalappuja, vaan vaatteet sai takaisin omaa nimeään vastaan.

Näkymätön narikka on tyylikäs, hienostunut ja huomaavainen toimintatapa. Vieraiden vaatteet ja tavarat eivät ole kaikkien nähtävillä eikä väsyneinkään juhlija yleensä ole illan päätteeksi unohtanut omaa nimeään.

Näkymätön narikka on vain yksi esimerkki siitä, miten tarjota huippuhyvää palvelua. Laadukas asiakaspalvelu on paljon muutakin. Se on jokaisen osallistujan huomioimista vaikkapa toivottamalla osallistujat paikalle henkilökohtaisesti. Se on selkeää ohjeistusta, jotta osallistuja tietää, mitä tapahtuu, missä ja milloin. Se on myös pienten yksityiskohtien avulla arvostuksen osoittamista.

Yksityiskohdat ilahduttavat

Huippuunsa hiottu palvelu ja viehättävät yksityiskohdat saavat osallistujan tuntemaan itsensä tärkeäksi ja arvostetuksi. Tapahtumassamme tällaisia detaljeja olivat esimerkiksi se, että maisteltavien viinien tiedot on mahdollista saada mukaansa käyntikortilla. Tai että muotinäytöksen lämmintä tunnelmaa pystyi viilentämään viuhkoilla.

Myös läpi koko tapahtuman kantava teema on viehättävä yksityiskohta, joka toisaalta luo mielikuvaa harkitusta kokonaisuudesta. Tässä tapahtumassa monessa yksityiskohdassa näkyvänä teemana oli kreikkalaisen luomistarinan mukaiset neljä peruselementtiä: maa, ilma, vesi ja tuli. Elementit näkyivät paitsi muotinäytöksen puvustuksessa ja taustalla pyörivissä videoissa, myös illallismenun ruokalajeissa. Teema auttoi myös synnttämään wau-efektiä.

Muita ilahduttavia yksityiskohtia löytyi yhteiskumpaneiden osastoilta, jotka olivat kaukana perinteisestä messumeiningistä. Koska yhteiskumppanit olivat asiakkaan huolella valitsemia, ei kannattanut jättää heidän panostaan puolitiehen. Kumppaninäkyvyydestä on tarkoitus olla hyötyä molemmille osapuolille ja siksi myös sen tulee olla viimeisen päälle harkittua ja yksityiskohdiltaan mietittyä.

Yhteistyökumppaneiden osastot oli sulautettu elegantisti ympäri tapahtumatilaa ja ne ovat kaikki toiminnallisia pisteitä. Eräs kumppani tarjoili omassa kahvilassaan kahveja, toisen osastolla oli mahdollisuus otattaa valokuvia itsestään ja avecistaan, kolmas maistatti viinejä ja neljäs viihdytti musiikilla.

Sattumaa ei myöskään ollut se, miten yhteistyökumppaneiden osastot oli sijoiteltu isoon juhlatilaan. Yhdellä alueella esiteltiin skandinaavisia tuotteita raikkaasti, toisella taas vaativaankin makuun istuvia palveluja blingblingin hengessä.

Myös osa jälkiruokatarjoiluista oli yhteistyökumppaneiden tarjoamia. Tällä tapaa onnistuttiin tuomaan esille yritysten osaamista ilman turhaa osoittelua, luonnollisesti.

Hyvä tapahtuma on hyvää bisnestä

Jos tavoitteenasi on järjestää hyvä tapahtuma, aloita miettimällä hyvää palvelua.

Miten osoitan osallistujille, että arvostan heitä? Miten voin pienillä eleillä parantaa asiakaskokemusta? Miten voit tarjota osallistujille elämyksiä, tunteita, wau-efektejä?

Ilman huippuunsa hiottua asiakaspalvelua käsissäsi on vain tapahtuma. Kuka vaan osaa järjestää tapahtuman peruspalvelulla. Mutta miksi järjestää tapahtuma, joka on ihan ok, kun voit järjestää tapahtuman, josta on hyötyä myös liiketoiminnallesi?

 

Jaa somessa
29.8.2016

Visuaalinen viesti menee perille

Tapahtumilla tulee aina olla tavoite. Tapahtuma ilman tavoitetta on kuin voileipä ilman voita – menettelee tuo, mutta mitään ei jää mieleen. Ja pahimmassa tapauksessa mieleen jää yksi asia, tylsyys. Jotta näin ei pääse käymään, tulisi tapahtuman suunnittelu aina aloittaa tavoite ja viesti ykkösprioriteettina.

Tapahtuman järjestäjien tulee miettiä, miksi tapahtuma järjestetään. Onpa tavoitteena sitten lisätä henkilöstön hyvinvointia tai lanseerata markkinoille uusi tuote, tulee tapahtumalle miettiä viesti. Kun viesti on selvillä, on sen suunnittelulla selkeä päämäärä. Ja tällöin myös tavoite, tyytyväisemmät työntekijät tai onnistunut tuotelanseeraus, saavutetaan varmimmin.

Visuaalisuus luo vahvan muistijäljen

Tehokas tapa tuoda tapahtuman viestiä esille on tehdä vaikutus tunteisiin. Me ihmiset emme aina muista yksityiskohtia, kuten väritystä tai huonekaluja. Mutta me muistamme niiden aiheuttamat tunteet itsessämme.

Me muistamme hämmästymisen, haltioitumisen ja rentoutumisen. Muistamme yllätykset, viehätyksen ja naurun. Me muistamme oman tunnetilamme.

Keräämme vahvimmin tietoa ympäröivästä maailmasta näköaistillamme. Kaikki, mitä näemme, vaikuttaa tunteisiimme ja sitä kautta myös ajatuksiimme. Kauniit ja viehättävät asiat luovat positiivisia tunteita ja kertovat omaa tarinaansa tapahtuman järjestäjästä. Parhaimmillaan hyvin suunnittellusta tapahtumasta jää mieleen hyvä olo ja mieli.

Onko yrityksesi pihistelijä vai satsaaja?

Usein tapahtumia suunnitellaan viestin sijasta tekniikka edellä. Tapahtuman järjestäjälle on tärkeintä se, miten musiikki kuuluu tai missä puheet pidetään. Eivätkä nämä missään nimessä ole tarpeettomia asioita. Kukaan ei pidä tapahtumista, joissa tekniikka takkuilee. Mutta tekniikkaa ei pidä nostaa ykkösprioriteetiksi, eikä etenkään visuaalisuuden kustannuksella.

Visuaalisuus on tapa viestiä sanattomasti ja osoittelematta. Visuaaliset elementit luovat mielikuvia ja tunteita, joita ei voi muilla tavoin tuottaa. Esimerkiksi kultainen samppanjabaari tai punainen matto tuovat mielleyhtymiä ylellisyydestä ja luksuksesta. Tätä kautta tapahtuman brändikin mielletään arvokkaaksi. – Vai voitko kuvitella, että Guccin tai Louis Vuittonin tapahtumissa nautittaisiin kuohuviiniä kertakäyttömukeista?

Jostain syystä visuaalisuuden tärkeyttä tapahtumamarkkinoinnissa ei kuitenkaan nähdä eikä osata hyödyntää. Myöskään kalustevuokraajat eivät ole nähneet kauniiden ja tapahtuman arvoa lisäävien sisustuselementtien potentiaalia. Tästä syystä kalusteita ja sisustusesineitä joudutaan usein hankkimaan erikseen, jotta tapahtumiin saadaan luotua oikeanlainen tunnelma. Tämä tietysti teettää lisää työtä myös tapahtuman suunnittelijalle, mutta hinta on yleensä kokonaisuuteen verrattuna pieni.

Hyvin suunniteltu on puoliksi valmis

Ensi kerralla tapahtumaa suunnitellessasi ota hetki aikaa seuraavien asioiden miettimiseen: Miksi järjestän tämän tapahtuman? Mitä haluan tällä tapahtumalla viestiä? Millaisia ihmisiä kohderyhmään kuuluu?

Kun osaat vastata näihin kysymyksiin, voidaan siirtyä suunnittelemaan, miten viestisi välitetään kohderyhmälle mahdollisimman hyvin. Koska raa’asti yleistettynä nivalalainen insinööri innostuu erilaisista asioista kuin Punavuoren hipsteri.

Ja vinkkinä suunnitteluun: Visuaalisuus on äärimmäisen vahva viestinnän ja vaikuttamisen keino. Satsaa ihmeessä siihen kunnolla.

Jaa somessa
23.5.2016

Tavoitteena hyvät bileet

Tapahtumalla tulisi aina olla viesti, tarina kerrottavanaan. Yritysten asiakkaille suunnatuissa tapahtumissa viestien ja tavoitteiden tärkeys onkin ymmärretty kohtalaisen hyvin, mutta henkilöstötilaisuuksia järjestetään edelleen aika löyhin sisällöin.

Yrityksen sisäinen tapahtuma on loistava tilaisuus tavoittaa henkilöstö ennalta määritellyssä tilanteessa ja tunnelmassa face to face. Tapahtuman tarjoamia mahdollisuuksia ei kuitenkaan osata useinkaan riittävän hyvin hyödyntää sisäisen markkinoinnin näkökulmasta. Harvoissa henkilöstötapahtumissa on selkeää viestiä, joka tapahtuman keinoin halutaan jalkauttaa. Vielä harvemmin tapahtumalle asetetaan tavoitteita tai mittareita, joilla onnistumista arvioidaan. Valitettavan monelle tavoitteena ovat hyvät bileet ja riittävä määrä drinkkilippuja sekä mittareina mikrotason asiat, kuten paahtopaistin haarukoitavuus tai äänentoiston nyanssit.

Usein henkilökohtaisten mieltymysten annetaan liiaksi vaikuttaa niin päätöksentekoon kuin onnistumisen arviointiinkin. Tapahtuman onnistumista arvioitaessa ei ole merkityksellistä keskittyä näiden yksittäisten tekijöiden pohtimiseen.  Aina voi toki olla parannettavaa, mutta tällaiset vivahdetekijät tuskin vaikuttavat osallistuvuuteen jatkossa. Olisi tärkeämpää pohtia mistä esimerkiksi korkea No Show tai alhainen osallistuvuus kielii? Voisiko se kertoa jotain yrityksen hengestä tai arvoista? Siitä mitä ja miten yritys henkilöstölleen tilaisuuksissaan viestii? Osallistuvuuteen liittyviä ongelmia on vaikea ratkaista niin kauan kuin tapahtumaratkaisut ovat logistiikkakeskeisiä sisältökeskeisyyden sijaan. Niillä pitäisi olla vähintään yhtäläinen painoarvo.

Henkilöstötapahtumiin tulisi asennoitua samalla vakavuudella kuin asiakastapahtumiin ja ymmärtää, että niihin sijoitetuilla euroilla tulisi yhtä lailla saada tuottoa.  Tuottona yritys voi saada sitoutuneisuutta ja lojaalisuutta sekä motivoitunutta henkilökuntaa.  Selkeän viestin puuttuessa on vaarana se, ettei tapahtuma tavoita ja kosketa kaikkia – se jättää kylmäksi, olkoonkin ohjelma ja tarjoilut kuinka onnistuneita hyvänsä. Jos osallistujille ei välity tapahtuman aito tarkoitus, saattaa sitoutumisen aste jäädä alhaiseksi.

Yrityksen pikkujoulu tai kesäjuhla on oiva mahdollisuus aitoon kommunikointiin hauskanpitoa unohtamatta. Viestin ei tarvitse olla kaukaa haettu tai keksimällä keksitty, kiittäminen tai tsemppaaminenkin riittää. Viestin tulisi kuitenkin olla konkreettinen ja selkeästi ymmärrettävissä, ja siitä tulisi välittyä, että se on yrityksen johdolta. Näin pystytään aidosti hyödyntämään tapahtumien tarjoama välittömän vaikuttamisen mahdollisuus. Sitouttamaan, motivoimaan ja innostamaan – mikä ikinä tavoitteena onkaan!

Jaa somessa
15.3.2016

Katoavatko kohtaamisetkin digitalisoitumisen virtaan?

Tapahtuma-ala on elänyt pitkään voimakasta muutoksen aikaa. Olemme saaneet 12-vuotisen olemassaolomme aikana todistaa alan kehittymistä ja muovautumista – tuotantopainotteisista ja logistiikkakeskeisistä tapahtumista markkinointilähtöisiin, tuloshakuisiin ja sisältöpainotteisiin toteutuksiin. Vielä vuosituhannen vaihteessa tapahtumajärjestäminen oli monin paikoin logistista fasilitointia – tilojen, bändien ja buffien orkestroimista. Elettiin aikaa ennen teknistä vallankumousta – aikaa jolloin kutsulistaa hallinnointiin hampaat irvessä Excelin voimalla, 100- sivuisia kalvosulkeisia ihasteltiin seminaarikatsomoista ja verkostoituminen toteutettiin rusettiluistelun tyyliin numerolaput rinnuksissa. Keskiössä olivat elämykset ja kokemukset – aidot kohtaamiset. Sisältöosaamisesta puhuivat tuolloin vain muutamat hassut ja valaistuneet – hekin hiiskuen.

Loikkaus vuosikymmen eteenpäin ja lähimenneisyys tuntuu hävettävän kivikautiselta, ellei sitä olisi ollut itse todistamassa. Syy punasteluun johtuu digitaalisaation mukanaan tuomasta muutoksesta.

Valonnopeudella kehittynyt tekniikka on muuttanut voimakkaasti tapahtumakenttää tuoden mukanaan valtavasti uusia työkaluja ja mahdollisuuksia. Saatavilla on kutsunhallinta- ja ilmoittautumisalustoja, kyselytyökaluja, mobiilisovelluksia, viestiseinää, QR-tekniikkaa, lisätyn todellisuuden -ratkaisuja, sosiaalisen median kanavia vain muutaman mainitakseni. Digitaaliset ratkaisut mahdollistavat sen, että sisällöistä saadaan monipuolisempia, puhuttelevimpia ja kokemuksellisimpia. Samanaikaisesti tiedon helppo ja reaaliaikainen jakaminen on korostanut sisällöntuotannon keskeistä roolia.

Viime aikoina esille on noussut skenaarioita, joissa digitalisoitumisen ennustetaan syrjäyttävän perinteiset kohtaamiset. Tilalle povataan virtuaalisia tapahtumia, joihin osallistujat voivat ottaa osaa kotisohviltaan. Tällaisia skenaarioita kehitetään yhtä innokkaasti kuin aikana, jolloin konferenssipuhelujen uskottiin korvaavan face to face -palaverit lähes kokonaan. Aika on kuitenkin näyttänyt, että henkilökohtaiset tapaamiset ovat pitäneet edelleen pintansa ja konferenssipuheluihin turvaudutaan enemmänkin silloin, kun ne ovat perusteltuja esimerkiksi maantieteellisten etäisyyksien vuoksi.

Samoin uskon käyvän myös tapahtumien saralla. Tapahtumissa on lopulta kyse kohtaamisista ja niiden vaikutuksista. Vaikka teknologinen kehitys etenee jättiharppauksin, täytyy kuitenkin muistaa mikä ja millainen kohde on tapahtumien keskiössä – ihminen. Tapahtumien tavoitteena on aina vaikuttaa ihmisten asenteisiin ja käyttäytymiseen tavalla tai toisella. Face to face -kohtaamisissa on mahdollisuus tarjota kokemuksellisuutta, henkilökohtaisuutta sekä luoda tunnesiteitä määrätyssä ympäristössä määrättynä ajankohtana.

Uudet teknologiset innovaatiot rikastuttavat tapahtumia huomattavasti ja niiden avulla pystytään lisäämään tapahtumiin muun muassa interaktiivisuutta, vuorovaikutteisuutta ja osallistuvuutta. Pidetään kuitenkin mielessä, kuka palvelee ketä. Vanhaa sanontaa mukaillen, tekniikka on huono isäntä, mutta loistava renki!

Jaa somessa
Copyright © 2019 Sisters Inc. All Rights Reserved.