Osallista ja saat enemmän

Tapahtuma-alalla puhutaan paljon osallistamisesta, jonka avulla tapahtuman osallistujat saadaan tuottamaan uutta sisältöä ja tämän lisäksi myös jakamaan sitä. Mutta miten voidaan käytännössä osallistaa ja miksi osallistamisen tärkeydestä jankataan?

Käytännössä osallistaminen on sitä, että annetaan osallistujien aktiivisesti ottaa osaa tapahtumassa käytyyn keskusteluun ja luoda samalla uutta tietoa ja näkemystä käsiteltävästä asiasta. Kun jokainen osallistuja tuo asiaan oma tietonsa ja osaamisensa, on mahdollista kerätä moninkertainen määrä kokemuksia ja näkemyksiä kuin jos asiaa käsittelisi vain yksi ihminen.

Käytännössä osallistaminen voi olla asioiden jakamista yhdessä, erilaisten näkökantojen esilletuomista ja koko yhteisön auttamista omilla tiedoilla. Sen sijaan, että toimitusjohtaja puhuu tavoitteista ja tuloksista yksin, on parempi panna henkilöstö pohtimaan tärkeitä asioita itse. Tällöin tiedonjako toimii molempiin suuntiin: henkilöstöltä johdolle ja päinvastoin.

Perinteisesti monissa tapahtumissa kuuntelemisen ja osallistumisen välinen suhde on 90:10, joskus 80:20 – ja pahimmillaan 100:0. Osallistamisella voidaan kääntää vaakalukema jopa 50:50-suhteeseen. Tällöin passiivinen yleisö muuttuu aktiiviseksi ja alkaa tuottaa uutta sisältöä. Kun yleisöstä tulee osallistujia sanan konkreettisessa merkityksessä, alkaa tapahtuma tuottaa parempia tuloksia.

Osallistamisella luodaan läpinäkyvyyttä ja avoimuutta, mikä lisää ihmisten kiinnostusta käsiteltävään asiaan. Kun ihminen on kiinnostunut, hän myös oppii ja sisäistää asian paremmin.

Pomon panostuksella on väliä

Mietitäänpä hetki tyypillistä henkilöstötapahtumaa: Toimitusjohtaja puhuu tunnin siitä, miten yrityksellä on mennyt, menee ja tulee menemään. Usein puhe sisältää diaesityksiä, kaavioita ja graafeja. Osa läsnäolijoista kuuntelee tarkasti, osa ehkä puolella korvalla ja osa pohtii, milloin juomatarjoilu alkaa.

Mitäpä jos toimarin tunti käytettäisiin tehokkaammin? Osallistettaisiin heti koko joukko tekemään asioita yhdessä? Tällöin toimitusjohtajan tehtävä ei olisikaan toimia puhuvana päänä, vaan toiminnan sytyttäjänä. Hän ei olisi vain asioiden esittäjä, vaan yhteisöllisyyden ja osallistamisen käynnistäjä.

Kun toimitusjohtaja uskaltaa astua diojen takaa esille omana itsenään, tarjoutuu myös henkilöstölle mahdollisuus tuoda esille omia näkemyksiään. Diat voi aina lukaista omalta koneelta, vaikkapa matkalla tapahtumaan. Mutta mikään ei korvaa johtajan, oikean henkilön, antamaa panosta siinä, miten inspiroidaan henkilöstöä kehittämään ja ideoimaan uutta.

Kuka haluaa audiencen, jos voi saada contribiencen?

Sisters Inc järjestää vuosittain Event Booster -aamiaisseminaarin, jonka tarkoituksena on antaa omille asiakkaille inspiraatiota ja uusia ideoita omaan työhön. Tänä syksynä tilaisuuden vetonaulana toimi tapahtumamuotoilun uranuurtaja Eric De Groot.

De Groot kertoi yleisölle tapahtumamuotoilun tulevaisuudennäkymistä ja ohjeisti, miten voimme osallistamisella saada enemmän irti omista tapahtumistamme. Esityksen aiheena oli From Audience to Contribience eli miten osallistujista saadaan sisällöntuottajia.

Contribience on De Grootin lanseerama termi, joka viittaa siihen, että jokaisen osallistujan tulisi perinteisen passiivisen kuulijan roolin sijasta olla aktiivinen toimija. Käsite audience viittaa sanaan audio, kuunnella. Contribience puolestaan linkittyy sanaan contribute, myötävaikuttaa tai olla osallisena. Contribience-ajattelussa osallistuja kantaa omat kortensa kekoon ja toimii aktiivisesti koko ryhmän eteen.

De Grootin viesti on yksinkertainen: Osallistuessaan ihminen oppii ja sisäistää huomattavasti tehokkaammin kuin ollessaan pelkkä kuuntelija. Osallistaminen on yksi tehokkaimpia keinoja sitouttaa osallistujat ja samalla saada heidät kokemaan asian omakseen.

Sijoita viestin perillemenoon

Jos yrityksessä työskentelee satoja ihmisiä, on heillä kaikilla omat vahvuutensa ja erityisalueensa. Olisi hölmöä olla käyttämättä hyväksi tätä laajaa osaamista. Osallistaminen on sijoittamista omaan henkilöstöön.

Me ihmiset muutamme ajatuksiamme, kun uskomme asiaan. Vaikka osa meistä mieluummin istuisi pimeässä penkkirivistössä kuuntelemassa toimitusjohtajan puhetta, niin todellisuudessa pelkkä puhe harvemmin muuttaa ajatteluamme. Kun olemme itse mukana luomassa puhetta, vaikutumme asiasta ja lähes huomaamattamme otamme vastaan meille tarjotun viestin.

Ja suurin osa meistä haluaa vaikuttaa asioihin. Ja vaikuttaa voi vain osallistumalla, tuomalla esille omia ratkaisuehdotuksiaan ja tietoaan.

Siksi jokainen osallistuja kannattaa ottaa mukaan vaikuttamaan, keskustelemaan, osallistumaan. Siksi kannattaa satsata siihen, että audiencesta tulee contribience.