Missä palaa?!

Tapahtuma-alalla tiedetään, että aina pitää varautua matkalla eteen tuleviin yllätyksiin. Pitää olla puskuria, jotta ehditään toimia, kun kakku loppuu tai pääesiintyjä saa vatsataudin. Välillä yllätykset voivat olla isompiakin…

Tapahtumatuottaja ei voi stressaantua pienestä. Vaikka kaikki pyritään suunnittelemaan viimeisen päälle, törmää jokainen ammattilainen säännöllisesti ylimääräisiä sydämentykysiä aiheuttaviin tilanteisiin. Vai mitä sanotte näistä..?

Tulipalo vei tapahtumapaikan

Kesäkuussa 2013. Ison firman kesäjuhla oli tarkoitus järjestää Helsingin edustalla sijaitsevassa saaressa kahden päivän kuluttua.

Tuottajamme oli eräässä toisessa tapahtumassa, kun hän alkoi järjestysvalvojan kanssa ihmetellä meren suunnasta nousevaa savupatsasta. Hetken kuluttua eräs yhteistyökumppani soitti ja kertoi, että tuleva tapahtumapaikkamme on tulessa!

Ei muuta kuin hihat heilumaan ja kaikki yhteistyöverkostot liikkeelle: uutta paikkaa alettiin etsiä saman tien. Oman pikantin lisänsä muutenkin haastavaan tilanteeseen toi se, että osana tapahtuman sisältöä oli tapahtumapaikalle meritse tehtävä matka.

Emme kuitenkaan voisi kutsua itseämme tapahtuma-alan ammattilaisiksi, ellemme olisi selvittäneet hommaa kunnialla. Löysimme uuden tilan meren rannalta ja onnistuimme luovasti soveltaen käyttämään samoja somistuksia ja merimatkakin toteutui – rantautuminen vain tapahtui toisaalla.

Kaikki valmista – vain päivä oli väärä

Toinen ikimuistoinen katastrofin alku oli, kun saimme asiakkaalta tapahtumalle väärän päivämäärän.

Tapahtuma oli tilattu Tukholmaan perjantaiksi. Torstaina, eli tapahtumaa edeltävänä päivänä, tuottajamme vastasi palaverin lomassa Ruotsista tulevaan puheluun. Tapahtumapaikalla ihmeteltiin, miksi joku asiakkaamme itse tilaama muusikko tuli testaamaan tilan akustiikkaa jo hyvissä ajoin tapahtumaa edeltävänä päivänä.

Selvisi, että tapahtuman olikin määrä alkaa saman päivän loppuiltapäivästä.

Puhelin- ja meilirumba alkoi välittömästi. Tuottaja kiisi toimistolta suoraan lentokoneeseen, lentokoneesta taksiin ja taksista tapahtumapaikalle. Matkan aikana sinkoilivat puhelut ja viestit, niin tuottajan kuin kaikkien kollegoidenkin. Ja kuinka kävikään? Saimme järjestettyä lahden toiselle puolen sijoittuvan tapahtuman kuntoon ajoissa. Tarjoilut, esiintyjät, kaiken.

Tapahtuma meni ihan nappiin. Vierailla ei ollut aavistustakaan siitä, millainen kaaos vielä hetki sitten oli vallinnut.

Kaikki hallussa

Tarinoiden opetus: varaudu aina kaikkeen. Ja varaudu aina pahimpaan. Ja varaudu siihen, että jonain päivänä tapahtuu jotain, mihin et voi varautua mitenkään.

Pitkä kokemus on kehittänyt alan parhaille osaajille lehmän hermot ja kobran iskunopeuden. Kun tilanne näyttää toivottomalta, kantaa asenne pitkälle. Asiakas ei koskaan näe hermoilua, ei paniikkia.

Kaikkeen ei vaan voi vaikuttaa. Jos asiakas sekoittaa päivät, toimittaa väärät materiaalit tai tapahtumapaikka palaa alta, niin näin käy. Lamautuminen ei auta, vaan on aika keksiä asiaan ratkaisut. Ja toimia. Niin tekee todellinen ammattilainen.